アート・バーゼルに作品を送った経験者がつくった、アート在庫管理ソフトウェア

「ギャラリー在庫」の正体

機能しているギャラリー在庫は、作品の一覧表ではありません。ギャラリーが責任を負うすべてのオブジェクトの記録であり、それぞれに紐づく契約・所在・コンディション・関係者まで含みます。30点の展覧会は30行ではなく、実際には30のオブジェクト、30のコンディションレポート、12の委託契約、8つの保管場所、4つの輸送区間、2つの保険証書に近く、そのすべてで同じタイトルと寸法が一致している必要があります。

在庫タブがほかのすべてのワークフローの参照元になっていれば、整合性は保たれます。請求書にはウォールラベルと同じ寸法が載り、ビューイングルームには正しいエディション番号が表示され、通関業者にはカタログと同じ綴りの作家名が渡ります。

在庫が3か所（Dropboxのフォルダ、Excelのシート、ディレクターの記憶）に分かれていると、3つはいずれ必ず食い違います。そして、それが発覚するのは決まって最悪のタイミングです。

すべてのギャラリー在庫が記録すべき5つの要素

100点を超えても苦しまないギャラリーは、初日から次の5つを在庫レコードそのものに持たせると決めたギャラリーです。Word文書や別フォルダには逃がしません。

Attach the primary image on Images. Name files clearly before upload so fair exports and condition reports stay traceable.

Follow the full intake checklist in How to catalogue artwork.

Excel、Airtable、Dropboxが最初に壊れるところ

ほぼすべてのギャラリーが、共有のExcel、Dropboxの写真、Google Driveの契約書、Mailchimpの連絡先から始めます。これは2回目の展覧会か80点目あたりまでは機能しますが、そこで3つのことが同時に起き始めます。検索が信用されなくなり（「これで本当にうちのMary Smith全部？」）、画像と行が切り離され（2人が同じ展示写真を別のファイル名でアップロード）、委託の配分は「どのバージョンのシートに載っているのか」誰も覚えていないため、Slackで聞き直されるようになります。

限界を決めるのはデータ量ではありません。触る人数です。1人のアーティストが600点を整ったスプレッドシートで管理するのは問題ありません。4人のギャラリーが80点をスプレッドシートで管理するのは、すでに危険水域です。どの行が正なのかで揉め始めるからです。

Airtableはマルチユーザーの問題を解決する代わりに、もっと厄介な問題を生みます。作品をどうモデル化すべきかについて何の設計思想も持たない、柔軟なデータベースが手に入るだけです。Airtableを使うギャラリーは最終的に同じ5つのテーブル（作品、アーティスト、連絡先、展覧会、販売）を不出来に再発明し、本当に必要だったもの（ビューイングルーム、請求書、本物のCRM）が連携2つ先にあることに気づきます。

Friezeウィークを乗り切るワークフロー

フェアの前週に変わるのは在庫の規模ではありません。在庫を参照する人数です（ブースのチーム、輸送会社、広報、事前にPDFを受け取った数名のコレクターが加わります）。乗り切れるワークフローは、次のようなものです。

Each configuration has its own Commerce panel: price, Storefront shipping strategy, stock, and listing toggle. Website Studio Content → Works shows On storefront per configuration.

Numbered runs use discrete copy tracking; open stock uses aggregate counts.

Art.industriesでの在庫の扱い

Art.industriesの在庫は、プロダクトの背骨です。作品、アーティスト、コレクション、展覧会、出版物、そしてNetwork（CRM）は相互にリンクしたレコードなので、作品上のアーティストレコードは、すべての契約、連絡先のノート、展覧会で参照される同じレコードです。名前を一度直せば、すべてに反映されます。

エディションの扱いは組み込みです。エディション1/5は、5つのエディションコピーを持つ1つの作品レコードで、コピーごとに固有のステータスと所有者を持ちます。2/5を売っても作品を複製する必要はなく、該当するエディションコピーが更新されるだけです。カタログ、ビューイングルーム、請求書はすべて同じエディション状態を参照します。

委託の配分、販売価格、販売のライフサイクル（ホールド、請求、入金、発送）は、並行するシートではなく作品そのものに載っています。作品からStripe連携の請求書を生成するとき、タイトル、寸法、エディション番号、価格は再入力されず、レコードから取り込まれます。請求のフローはアート請求ソフトウェアをご覧ください。

初めての在庫構築でよくある失敗

つらい移行のほとんどは、避けられたはずの少数の判断ミスが原因です。以下の5つが、後の後始末作業の約8割を生み出します。

• 「Mary Smith」をただの文字列として扱う。 今日の取扱作家が4人だけでも、初日からすべてのアーティストを実体のあるレコードにします。「Smith, M.」も併用し始めた日が、検索が壊れた日です。
• 寸法を片方の単位でしか記録しない。 ヨーロッパのフェアにはセンチ、アメリカの請求書にはインチ。両方を保存し、1つの値から計算します。再入力は決してしません。
• エディションコピーのモデルを省略する。 エディション1/5は、5件の販売、5人の所有者、5本のカストディ履歴です。1行でモデル化すると、2点目を売るときに痛い目を見ます。
• 「販売可能」に3つの意味を持たせる。 ホールド中だが未請求、アーティスト向けの保留、バックルームにあるだけ——これらは別物です。値を最初に決めて、チームのために文書化します。
• 委託の配分をWord文書に閉じ込める。 配分は作品とともにあるべきです。Word文書は、若手スタッフの誰も知らないフォルダに眠り、アーティストが明細書を求めてきたときに初めて探されます。