機能
作品レコード上で管理するコンディションレポート
コンディションデータは、孤立したWordファイルではなく、作品に紐づけて管理しましょう。現在の要約は詳細、コンディション履歴はステータス、PDF証跡はファイル、整った書式が必要なときはExport… → コンディションレポートを使います。
詳細で現在のコンディションを管理
作品を開き、詳細へ。項目は、Condition（管理語彙）、Condition notes（自由記述）、Condition date（最終確認日）です。
入庫時に入力し、コンディションが変わったら更新します。請求書、貸与書、出力書類にも、再入力なしでこれらの項目を含められます。
ステータスでコンディション履歴を管理
ステータスタブ → コンディション履歴には、日付付きの記録（追加・編集・削除）が並びます。作品の状態が変化する場面で活用します。たとえば、出荷前、館への受領時、フェアからの返送時などです。
各記録には、何が変わったのかを明記し、画像の写真やファイルのPDFを参照できるようにします。履歴は、所在地や利用可否を追跡するステータスのタイムライン行を補完します。
画像とPDFはファイルで管理
高解像度の斜光写真は画像に保存します。署名済みPDFレポート、修復担当者の書簡、保険会社の書式はファイルへ。
ファイルを公開にするのは、公開作品ページに表示したい場合だけです。保険会社向けPDFは非公開のまま管理しましょう。
Document Library（`/documents` ナビゲーション）には、ワークスペース全体で使えるアップロード済み資料を保存し、複数の作品にリンクできます。
コンディションレポートを出力
作品の⋯メニュー、または`/works`の複数選択 → Export… から開始します。タイプはCondition Report（1作品）を選択し、Items、Layout、Content、Publishタブを順に設定します。
出力されるPDFには、保存済みのコンディション項目と選択した画像がそのまま反映されます。Link export to related recordsを有効にすると、PDFを作品に紐づけたまま保てます。
その他の便利なタイプ: COA、Insurance / Appraisal Report、Packing Slip / Shipping Label。詳しくはArt exportsをご覧ください。
レポートを残す4つのタイミング
ギャラリーチームは、通常次のタイミングで記録します。
- 入庫時: 作品をお預かりした時点の基準記録。
- 出荷前: フェア、貸与、販売用の確認に出す前。
- 会場受領時: 別会場で梱包を開封した際に、出荷前の状態と比較。
- 返却時: 出荷前と比較し、差異があれば保存修復や請求対応につなげます。
ビューイングルームと共有リンク
非公開のビューイングルームには、候補作品を確認する機関向け貸与先にコンディションPDFを添付できます。
作品ヘッダーのdue diligence pack linkから、選択した資料を含む共有URLを生成できます。審査が終わったら、リンクは無効化しましょう。
よくある質問
- 1回の出力で複数作品をまとめられますか？
- Condition Reportは1作品専用です。フェア用のチェックリストなら、`/works`で複数アイテムを選択してChecklist、またはCompact portfolio / labelを使います。
- 修復担当者の署名はどこに入れますか？
- 署名済みPDFをファイルにアップロードし、そのファイルを参照するコンディション履歴メモを追加します。必要に応じて、そのファイルを出力レイアウトに含めます。
- コンディション項目はストアフロントと同期しますか？
- いいえ。コンディションは社内管理用であり、送付先に応じて選んだPDF内でのみ反映されます。公開作品ページには、Website Studioで有効にしたカタログ項目が表示されます。
- ステータスのタイムラインとは何が違いますか？
- ステータスのタイムラインは、利用可否、所在地、所有者の変化を時系列で追跡します。コンディション履歴は物理的な状態を記録します。どちらもステータスタブ内にあります。
- 写真の角度をテンプレート化できますか？
- 撮影アングルは、スタジオ内で運用ルールを決めてください。アプリ側でショットリストは強制されません。ファイル名をそろえ、画像の順序を整えると、比較用の出力がしやすくなります。