複数拠点の在庫管理：各作品が実際にどこにあるかを把握する

稼働中のギャラリーにとって「ロケーション」とは何か

ロケーションは文字列のフィールドではありません。日付付きイベントの連なりの中の、最新のカストディイベントです。作品はギャラリーのメインスペースにあった。2026年3月12日、レジストラーが額装業者へ送った。3月19日、額装業者から戻った。3月25日、TEFAFのブースへ向けて出荷。4月9日、外部倉庫へ帰着。各移動は、日付、移動元、移動先、記録したスタッフを備えた実体のあるイベントです。

現在地は、最新イベントの移動先です。履歴はチェーン全体です。保険評価額、通関書類、各区間のコンディションレポートは、静的なフィールドではなくイベントに紐付きます。

すべてのギャラリーが実際に持っている5種類のロケーション

スペースが1つを超えたギャラリーは、だいたい同じ5つのカテゴリーに行き着きます。自由記述のテキストではなく明示的にモデル化することで、検索とレポートが機能するようになります。

When a work moves, add a row; do not edit an old row to fake history. Insurance and consignor questions depend on the chain.

所在管理でExcelとホワイトボードが破綻する理由

Excelには作品の「location」列を持たせられます。しかし、日付・写真・承認者を備えたカストディイベントの連なりは持てません。結果として、その列はレジストラーが最後に打ち込んだ内容になり、作品がどう辿ってそこに来たかの履歴は残りません。

ホワイトボードは1つの部屋でなら機能しますが、外部倉庫を使い始めた瞬間に破綻します。機内のディレクターにはボードが見えず、ブースのアソシエイトにも見えず、額装業者にいるレジストラーは更新できません。ホワイトボードのモデルが通用するのは、2つ目のスペースができるまでです。

3つ目のよくあるパターンは「レジストラーが全部知っている」です。レジストラーが席にいる間は機能しますが、休暇を取った瞬間に止まります。1人の頭の中にしかない組織の記憶は、毎週金曜の午後にギャラリーが失う記憶です。

実際の流れ：倉庫からTEFAFへ行って戻る作品

委託中の1.8mの絵画が、現在外部倉庫にあります。ギャラリーはこれをTEFAFマーストリヒトに出品します。カストディチェーンは次のようになります。

Multi-select booth works → Export… → Checklist or Packing Slip / Shipping Label for the shipper. Same fields power customs paperwork when weights and HS codes are on Details.

On return, filter `/works` by fair location or tag, then add a new timeline row per work back to gallery storage the same day. See Art fair inventory prep.

Art.industriesでの複数拠点カストディの扱い

カストディイベントは、作品上の第一級のレコードです。各イベントには、移動元、移動先、日付、輸送業者（該当する場合）、スタッフ、添付されたコンディションレポートや輸送書類が記録されます。作品の現在地は最新のイベントから算出され、履歴は1つのビューで確認できます。

ロケーション自体も固有のレコードを持つ実体です。住所、営業時間、連絡先、特記事項（フェアの搬入口の制限、倉庫の空調仕様など）。新しい額装業者や修復家の追加は一度きりのセットアップで、出荷のたびに打ち直す必要はありません。

権限：誰が何を動かせるか

小さなギャラリーでは、誰でもカストディ変更を記録できて構いません。規模が大きくなると、これが問題になります。アソシエイトが実際にクレートを開けずに「倉庫から返却済み」と記録する——これは貸し手の信頼を失う類のミスです。

Art.industriesはイベントごとの承認ルールに対応しています。高額作品（設定可能なしきい値を超えるもの）のカストディ変更にはディレクターの承認を必須に、借り受けた作品の受領には写真証跡を必須に、自社スペース間の日常的な移動は全スタッフに許可、という構成が典型です。監査証跡は恒久的に残ります。