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Software para galerías a las que se les han quedado pequeñas las hojas de cálculo

Una galería comercial es de los negocios pequeños más difíciles de gestionar con software genérico. El producto son piezas únicas, los clientes esperan discreción, los proveedores (artistas) también son colaboradores creativos, y un solo error en una etiqueta de pared puede verlo la persona equivocada en la inauguración previa. En esta página te explicamos qué software necesita de verdad una galería comercial en activo y cómo encaja Art.industries.

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Lo que una galería comercial necesita del software

Una galería de entre tres y treinta personas, que representa de seis a treinta artistas, hace de dos a seis ferias al año y de cuatro a doce exposiciones en sala, tiene las mismas cinco necesidades operativas tanto si los precios son de cuatro cifras como de ocho: catalogar cada obra correctamente, recordar a cada coleccionista, enviar salas de visualización seleccionadas con criterio, facturar sin fricciones y publicar una web pública que el equipo no tenga que mantener por duplicado.

Estos son los flujos de trabajo en los que la herramienta equivocada ralentiza a la galería o provoca errores que hacen perder la confianza de los artistas y las relaciones con los coleccionistas. Todo lo demás (contabilidad, nóminas, productividad genérica) se resuelve con las mismas herramientas que usa cualquier otro negocio pequeño.

Los cinco flujos de trabajo que tienen que vivir en un solo sitio

Una galería que reparte estos cinco procesos entre herramientas distintas pasa la mayor parte del tiempo operativo en modo copiar y pegar. Los cinco de abajo son los que necesitan compartir un único registro por obra y por contacto.

Inventario. Obras, ediciones, consignaciones, ubicaciones. La guía de inventario explica qué debe recoger el catálogo.
CRM (coleccionistas, asesores, artistas, instituciones). Vinculado a las obras, con notas privadas que la dirección puede escribir. Consulta la guía de CRM.
Salas de visualización privadas. Vinculadas en directo al inventario, enviadas por coleccionista y revocables. Ver Salas de visualización privadas.
Facturación y pagos con Stripe. Depósitos, saldos, pagos a plazos, reembolsos, todo referenciando las obras. Ver Software de facturación para arte.
Web pública (páginas de artistas, exposiciones, tienda opcional). Un catálogo, una web, sin mantenimiento duplicado. Ver Creador de sitios web.

Dónde se queda corto el mercado actual de software para galerías

Básicamente hay tres categorías de software que usan hoy las galerías: plataformas específicas para galerías (Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud, ArtGalleria), plataformas genéricas para empresas (Shopify, Squarespace, HubSpot, QuickBooks) y hojas de cálculo caseras. Cada una falla de formas bastante previsibles.

Las plataformas específicas suelen acertar con el catálogo, pero tienden a evolucionar despacio, a ser caras por usuario y a flojear en la web pública integrada. Las plataformas genéricas suelen acertar con la tecnología base, pero se pierden todo lo específico del arte (copias de edición, repartos de consignación, salas de visualización). Las hojas de cálculo funcionan para una persona y se rompen la tercera vez que alguien pregunta «¿esta obra está disponible?». Las páginas de comparación son directas con cada una.

Art.industries está diseñado específicamente para resolver esto: modelo de datos específico para arte, tecnología web moderna, CRM, salas de visualización, Stripe y web pública integrados, con precios modulares en lugar de por usuario.

Una semana típica en una galería de 6 personas con Art.industries

Un ejemplo concreto. Una galería de 6 personas con dos espacios, 18 artistas representados, 5 ferias al año y 8 exposiciones en sala. Su semana se ve así.

Lunes: La dirección revisa las reservas que caducan esta semana (a un clic desde el panel) y hace seguimiento. La persona asociada actualiza la lista de obras de la exposición de la próxima muestra con nuevas fotos del estudio del artista.
Martes: Se envían tres salas de visualización privadas a coleccionistas concretos según la interacción con la campaña de la semana pasada. La persona responsable de registro procesa una devolución del envío de la feria más reciente, con eventos de custodia e informes de estado.
Miércoles: Se cierra una venta mediante un depósito con Stripe desde una sala de visualización. La obra pasa a «Depósito pagado»; se actualiza el extracto de consignación; la web pública marca la obra como vendida en menos de una hora.
Jueves: Un asesor llama por una pieza de Mary Smith. La dirección abre el contacto en el CRM, ve que aún no ha comprado pero visitó dos salas el trimestre pasado, y envía una oferta a medida en 10 minutos.
Viernes: La dirección revisa el cronograma de preparación de la exposición del mes que viene y el calendario de envíos para la próxima feria, ambos como vistas en directo en el espacio de trabajo. Nada depende de un documento de Word en el portátil de alguien.

Qué tamaño mínimo y máximo de galería encaja aquí

El usuario mínimo viable es una galería de una o dos personas con 80+ obras que ya ha tocado techo con las hojas de cálculo, pero aún no llega al presupuesto de una plataforma específica para galerías de $400/mes. Art.industries en Core es gratis (sin tarjeta, sin cuota base mensual) y les cubre de sobra hasta que el equipo crece y necesita módulos de capacidad o funciones Advanced.

La galería comercial más grande con la que trabajamos tiene varias sedes internacionales, 35 personas y ~8.000 obras en rotación activa. Funcionan con Max y un despliegue totalmente a medida. El catálogo escala porque está construido sobre infraestructura moderna, no sobre el stack web de 2014 del que aún dependen la mayoría de plataformas específicas para galerías.

La mayoría de galerías se sitúan en un punto intermedio: 4–12 personas, 200–2.000 obras, 6–20 artistas representados. Este es el punto óptimo para Advanced (que añade Website Studio, dominio personalizado, campañas de correo y tienda pública).

Migración desde herramientas existentes

La mayoría de galerías que incorporamos están migrando desde una combinación de: (a) una plataforma específica para galerías que se ha quedado estancada, (b) Excel/Airtable, (c) Mailchimp, (d) Squarespace o WordPress y (e) Stripe usado de forma puntual. El plan de migración que funciona:

Empieza por el inventario: importa las obras desde CSV (o directamente desde Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud o ArtGalleria — consulta las páginas de comparación para ver los mapas de campos). Después mueve los contactos, con sus etiquetas, listas y estados de baja. Configura Stripe. Haz una feria con el nuevo sistema antes de cambiarlo todo por completo.

La mayoría de galerías completan el cambio en 4–6 semanas, y migran la web pública en una fase aparte, una vez el equipo se siente cómodo con la parte operativa.

Precios y qué incluye realmente cada plan

Core es gratis (sin tarjeta) e incluye Inventario, CRM, Salas de visualización privadas, Facturación y pagos respaldados por Stripe. Adecuado para marchantes en solitario, pequeñas galerías de mercado primario y la mayoría de estudios. Añade módulos de capacidad a la carta cuando se te quede pequeño el nivel de entrada.

Advanced (base de $30/mes) añade Website Studio en un dominio personalizado, campañas de correo y la tienda pública. Adecuado para la mayoría de galerías comerciales que quieren una sola plataforma tanto para el trabajo privado como para lo público.

Max (base de $200/mes) elimina los límites de capacidad (obras, artistas y colaboradores ilimitados) y añade soporte de despliegue personalizado. Adecuado para galerías más grandes con varias sedes o un volumen de inventario significativo. La página de precios tiene la matriz completa actualizada.

Preguntas frecuentes

¿Art.industries es solo para grandes galerías comerciales?: No. Las galerías más pequeñas en el sistema son operaciones de una sola persona en Core gratis con menos de 10 obras. Las más grandes gestionan varias sedes internacionales con miles de obras en Max. La estructura de planes escala de forma fluida en todo ese rango.
¿Podemos migrar desde Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud o ArtGalleria?: Sí. Las exportaciones CSV de cada una encajan perfectamente con la importación de Inventario, y las páginas de comparación documentan el mapeo campo por campo para cada caso. La mayoría de migraciones tardan 4–6 semanas hasta el cambio completo.
¿Art.industries se queda un porcentaje de nuestras ventas?: No. La galería conecta su propia cuenta de Stripe y los fondos se liquidan directamente en el banco de la galería. Stripe aplica su comisión estándar de procesamiento; nosotros nunca nos interponemos en el flujo del dinero.
¿Cómo gestiona el sistema las galerías con varias divisas?: Las facturas y los enlaces de pago de Stripe tienen cada uno su propia divisa. Los repartos de consignación se calculan en la divisa de la consignación. La vista de informes de la galería consolida a la divisa base al tipo del día, para que las cuentas estén siempre limpias sin conversiones manuales.
¿Art.industries sustituye a nuestro contable o a nuestro software de contabilidad?: No. La parte de facturación y Stripe genera exportaciones limpias para QuickBooks, Xero o lo que use tu contable. Art.industries se encarga de la parte operativa; el contable lleva los libros, con una conciliación mucho más rápida que antes.
¿Puede el equipo trabajar en el sistema desde el móvil en una feria o una visita a estudio?: Sí. La vista web móvil está pensada para acciones rápidas durante conversaciones presenciales: crear contactos, registrar una reserva, enviar una sala de visualización, generar un depósito con Stripe. El equipo del stand y la dirección en un vuelo ven los mismos datos.
¿Y las necesidades especializadas (legados, fundaciones o gestión de colecciones a nivel institucional)?: Los legados de artistas representados están plenamente contemplados en los flujos de base de datos de artistas y consignación. Para una gestión institucional profunda de colecciones con miles de obras inventariadas por número de registro, consulta Software para museos; Art.industries encaja cuando la dimensión comercial activa importa más que el historial de registro en profundidad.

Comprueba si Art.industries encaja con tu galería

Empieza con Core gratis, importa 30 obras, envía una sala de visualización real y cobra un depósito con Stripe. Si el ciclo operativo funciona en una parte, funcionará en el resto de la galería.

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