Software para galerías pensada para galerías que ya han superado las hojas de cálculo

Qué necesita una galería comercial del software

Una galería con entre tres y treinta empleados, que representa de seis a treinta artistas, participa en dos a seis ferias al año y organiza entre cuatro y doce exposiciones en la propia galería, tiene las mismas cinco necesidades operativas tanto si los precios son de cuatro cifras como de ocho: catalogar bien cada obra, recordar cada coleccionista, enviar salas de visualización curadas, facturar con claridad y publicar un sitio público que el equipo no tenga que mantener por duplicado.

Estos son los flujos de trabajo en los que la herramienta equivocada ralentiza a la galería o provoca errores que hacen perder la confianza de los artistas y la relación con los coleccionistas. Todo lo demás —contabilidad, nóminas, productividad general— se resuelve con las mismas herramientas que usa cualquier otro pequeño negocio.

Operaciones y comercio: dos modos de venta, un solo catálogo

La mayoría de las galerías comerciales venden de dos formas distintas que las plataformas de e-commerce genéricas tienden a mezclar. Las operaciones son relacionales y de alto riesgo: una directora envía una sala de visualización privada a tres coleccionistas, negocia una oferta por correo electrónico, coloca una reserva con fecha de liberación, coordina un reparto de consignación y cobra un anticipo antes de que la obra salga. El comercio es autoservicio: un coleccionista compra la edición 12/50 en tu tienda online pública a precio fijo, paga en el checkout y espera un recibo, no una llamada.

Estos procesos tienen ritmos, permisos y necesidades de herramientas distintos. Tratarlo todo como un único "embudo de ventas" es la receta para acabar con Shopify para las impresiones y Excel para las pinturas de seis cifras, o con una plataforma para galerías que gestiona salas pero obliga a llevar un segundo catálogo para la web.

Art.industries los trata como flujos de trabajo separados sobre registros compartidos. Marca una obra como solo para sala, apta para tienda online, o ambas; la disponibilidad se actualiza en todas partes cuando cualquiera de los dos canales cierra una venta. Las operaciones pasan por sala de visualización, reservas, el embudo de ventas y la facturación con Stripe. El comercio fluye a través de Website Studio y la tienda online pública. El mismo registro de contacto recoge quién abrió una sala y quién compró desde el checkout.

Los cinco flujos de trabajo que tienen que vivir en un solo sitio

Una galería que fragmenta estos cinco en herramientas distintas pasa la mayor parte del tiempo operativo en modo copiar y pegar. Los cinco de abajo son los que necesitan compartir un único registro por obra y por contacto.

• Inventario. Obras, ediciones, consignaciones, ubicaciones. La guía de inventario explica qué tiene que recoger el catálogo.
• CRM (coleccionistas, asesores, artistas, instituciones). Vinculado a las obras, con notas que la directora puede escribir en privado. Consulta la guía de CRM.
• Salas de visualización privadas. Vinculadas en tiempo real al inventario, enviadas por coleccionista y revocables. Consulta Salas de visualización privadas.
• Facturación y pagos con Stripe. Anticipos, saldos, plazos, reembolsos, todo referenciando las obras. Consulta el software de facturación para arte.
• Sitio web público (páginas de artista, exposiciones, tienda online opcional). Un catálogo, una web, sin doble mantenimiento. Consulta Website builder.

Dónde se queda corto el mercado actual de software para galerías

Básicamente hay tres categorías de software que usan hoy las galerías: plataformas dedicadas para galerías (Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud, ArtGalleria), plataformas empresariales genéricas (Shopify, Squarespace, HubSpot, QuickBooks) y hojas de cálculo caseras. Cada una tiene modos de fallo previsibles.

Las plataformas dedicadas para galerías hacen bien el catálogo y suelen evolucionar despacio, ser caras por usuario y flojas en el sitio público integrado. Las plataformas empresariales genéricas aciertan con la base tecnológica y fallan en todo lo específico del arte (copias de edición, repartos de consignación, salas de visualización). Las hojas de cálculo funcionan para una persona y se rompen la tercera vez que alguien pregunta "¿esta obra está disponible?". Las páginas comparativas lo dejan claro en cada caso.

Art.industries está pensado precisamente para resolver esto: un modelo de datos específico para el arte, tecnología web moderna, CRM y salas de visualización integrados, Stripe y sitio público, y precios modulares en lugar de cobrar por usuario.

Una semana típica en una galería de 6 personas con Art.industries

Un ejemplo concreto. Una galería de 6 personas con dos espacios, 18 artistas representados, 5 ferias al año y 8 exposiciones en la propia galería. Su semana se ve así.

1. Lunes: la directora revisa las reservas que vencen esta semana (un clic desde el resumen) y hace seguimiento. La asociada actualiza la lista de control de la exposición para la próxima muestra con nuevas fotos de estudio de los artistas.
2. Martes: se envían tres salas de visualización privadas a coleccionistas concretos, en función de la interacción con la campaña de la semana pasada. La registradora tramita un envío de devolución de la feria más reciente, con eventos de custodia e informes de estado.
3. Miércoles: se cierra una venta mediante un anticipo de Stripe desde una sala de visualización. La obra pasa a "Anticipo pagado"; el extracto de consignación se actualiza; el sitio web público marca la obra como vendida en menos de una hora.
4. Jueves: un asesor llama por una pieza de Mary Smith. La directora abre el contacto en el CRM, ve que aún no ha comprado, pero sí ha visitado dos salas el trimestre anterior, y envía una oferta personalizada en 10 minutos.
5. Viernes: la directora revisa el calendario de preparación de la exposición del mes siguiente y el programa de envíos para la feria próxima, todo como vistas en tiempo real en el espacio de trabajo. Nada depende de un documento de Word en el portátil de alguien.

Qué tamaño puede tener una galería con esto, y cuánto puede crecer

El usuario más pequeño viable es una galería de una o dos personas con más de 80 obras que ha llegado al límite de las hojas de cálculo, pero no al presupuesto de una plataforma dedicada para galerías de 400 $/mes. Art.industries en Core es gratis (sin tarjeta, sin cuota mensual base) y les cubre cómodamente hasta que el equipo crezca lo suficiente como para necesitar módulos de capacidad o funciones Advanced.

La galería comercial más grande con la que trabajamos tiene varias sedes internacionales, 35 empleados y unas 8.000 obras en rotación activa. Trabajan con Max y un despliegue totalmente personalizado. El catálogo escala porque está construido sobre infraestructura moderna, no sobre el stack web de 2014 del que todavía dependen la mayoría de plataformas dedicadas para galerías.

La mayoría de las galerías se sitúan en un punto intermedio: entre 4 y 12 empleados, entre 200 y 2.000 obras, y entre 6 y 20 artistas representados. Este es el punto ideal para Advanced, que añade Website Studio, dominio personalizado, campañas de correo electrónico y tienda online pública.

Migración desde herramientas existentes

La mayoría de las galerías que incorporamos están migrando desde una combinación de (a) una plataforma dedicada para galerías que se ha estancado, (b) Excel/Airtable, (c) Mailchimp, (d) una tienda online de Squarespace, Wix, WordPress o Shopify, y (e) Stripe usado de forma puntual. Consulta migrar desde Squarespace, Wix o Shopify para ver el orden de exportación, redirecciones y cambio definitivo. El plan de migración que funciona:

Empieza por el inventario: importa las obras desde CSV (o directamente desde Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud o ArtGalleria; consulta las páginas comparativas para ver el mapa de campos). Después, mueve los contactos, con sus etiquetas, listas y estados de cancelación de suscripción. Configura Stripe. Haz una feria con el nuevo sistema antes del cambio completo.

La mayoría de las galerías completan la migración en 4–6 semanas, y el sitio web público se migra en una fase aparte que llega después, cuando el equipo ya está cómodo con la parte operativa.

Precios y qué incluye realmente cada plan

Core es gratis (sin tarjeta requerida) e incluye Inventario, CRM, Salas de visualización privadas, Facturación y pagos respaldados por Stripe. Es adecuado para marchantes en solitario, pequeñas galerías del mercado primario y la mayoría de los estudios. Añade módulos de capacidad a la carta cuando superes el nivel inicial.

Advanced (base de 30 $/mes) añade Website Studio con dominio personalizado, campañas de correo electrónico y la tienda online pública. Es adecuado para la mayoría de las galerías comerciales que quieren una sola plataforma para el trabajo privado y el público.

Max (base de 200 $/mes) elimina los límites de capacidad (obras, artistas y colaboradores ilimitados) y añade soporte para despliegue personalizado. Es adecuado para galerías más grandes con varias sedes o un volumen de inventario importante. La página de precios tiene la matriz completa actualizada.