Sector

Software para galerías que ya se han quedado pequeñas para las hojas de cálculo

Una galería comercial es uno de los pequeños negocios más difíciles de gestionar con software genérico. El producto son objetos únicos, los clientes esperan discreción, los proveedores (los artistas) también son colaboradores creativos, y un solo error en una cartela puede verlo la persona equivocada en el preview. En esta página te explicamos qué software necesita de verdad una galería comercial en funcionamiento y cómo encaja Art.industries.

Empezar gratis Ver precios

Lo que una galería comercial necesita del software

Una galería de entre tres y treinta personas, que representa de seis a treinta artistas, participa en dos a seis ferias al año y organiza de cuatro a doce exposiciones en su espacio, tiene las mismas cinco necesidades operativas tanto si los precios son de cuatro cifras como de ocho: catalogar cada obra correctamente, recordar a cada coleccionista, enviar salas privadas seleccionadas, facturar sin fricciones y publicar una web pública que el equipo no tenga que mantener por duplicado.

Estos son los flujos de trabajo en los que la herramienta equivocada ralentiza la galería o provoca errores que hacen perder la confianza de los artistas y las relaciones con los coleccionistas. Todo lo demás (contabilidad, nóminas, productividad genérica) se resuelve con las mismas herramientas que usa cualquier otro pequeño negocio.

Los cinco flujos de trabajo que tienen que vivir en un solo sitio

Una galería que reparte estos cinco procesos entre herramientas separadas pasa la mayor parte del tiempo operativo en modo copiar y pegar. Los cinco de abajo son los que necesitan compartir un único registro por obra y por contacto.

Inventario. Obras, ediciones, consignaciones, ubicaciones. La Guía de inventario explica qué debe recoger el catálogo.
CRM (coleccionistas, asesores, artistas, instituciones). Vinculado a las obras, con notas que la dirección puede escribir en privado. Consulta la Guía de CRM.
Salas privadas. Vinculadas en tiempo real al inventario, enviadas por coleccionista, revocables. Ver Salas privadas.
Facturación y pagos con Stripe. Depósitos, saldos, pagos a plazos, reembolsos, todo referenciando las obras. Ver Software de facturación para arte.
Web pública (páginas de artistas, exposiciones, tienda opcional). Un catálogo, una web, sin mantenimiento duplicado. Ver Creador de webs para galerías.

Dónde se queda corto el mercado actual de software para galerías

Básicamente hay tres categorías de software que usan hoy las galerías: plataformas específicas para galerías (Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud, ArtGalleria), plataformas genéricas de negocio (Shopify, Squarespace, HubSpot, QuickBooks) y hojas de cálculo caseras. Cada una falla de formas previsibles.

Las plataformas específicas suelen acertar con el catálogo, pero tienden a evolucionar despacio, a ser caras por usuario y a flojear en la web pública integrada. Las plataformas genéricas aciertan con la base tecnológica, pero se pierden todo lo específico del arte (copias de edición, repartos de consignación, salas privadas). Las hojas de cálculo funcionan para una sola persona y se rompen la tercera vez que alguien pregunta «¿esta obra está disponible?». Las páginas de comparación son directas con cada una.

Art.industries está construido específicamente para resolver esto: modelo de datos pensado para arte, tecnología web moderna, CRM y salas privadas integradas, Stripe y web pública, y precios modulares en lugar de por usuario.

Una semana típica en una galería de 6 personas con Art.industries

Un ejemplo concreto. Una galería de 6 personas con dos espacios, 18 artistas representados, 5 ferias al año y 8 exposiciones en su espacio. Su semana se ve así.

Lunes: La dirección revisa las reservas que caducan esta semana (a un clic desde el panel) y hace seguimiento. La persona asociada actualiza la lista de verificación de exposición de la próxima muestra con nuevas fotos del estudio del artista.
Martes: Se envían tres salas privadas a coleccionistas concretos según la interacción con la campaña de la semana pasada. La persona de registro gestiona una devolución de envío de la feria más reciente, con eventos de custodia e informes de estado de conservación.
Miércoles: Se cierra una venta mediante un depósito de Stripe desde una sala privada. La obra pasa a «Depósito pagado»; el estado de consignación se actualiza; la web pública marca la obra como vendida en menos de una hora.
Jueves: Un asesor llama por una pieza de Mary Smith. La dirección abre el contacto en el CRM, ve que aún no ha comprado pero visitó dos salas el trimestre pasado, y envía una propuesta a medida en 10 minutos.
Viernes: La dirección revisa el calendario de preparación de la exposición del mes que viene y el calendario de envíos para la próxima feria, ambos como vistas en vivo en el espacio de trabajo. Nada depende de un documento de Word en el portátil de alguien.

Qué tamaño mínimo y máximo de galería encaja aquí

El usuario mínimo viable es una galería de una o dos personas con 80+ obras que ya ha tocado techo con las hojas de cálculo, pero aún no llega al presupuesto de una plataforma específica para galerías de $400/mes. Art.industries en Core es gratis (sin tarjeta, sin cuota base mensual) y les cubre de sobra hasta que el equipo crece y necesita módulos de capacidad o funciones Advanced.

La galería comercial más grande con la que trabajamos tiene varias sedes internacionales, 35 personas y ~8.000 obras en rotación activa. Funcionan con Max con un despliegue totalmente a medida. El catálogo escala porque está construido sobre infraestructura moderna, no sobre el stack web de 2014 en el que aún se apoyan la mayoría de plataformas específicas para galerías.

La mayoría de galerías se sitúan en un punto intermedio: 4–12 personas, 200–2.000 obras, 6–20 artistas representados. Este es el punto dulce para Advanced (que añade Website Studio, dominio personalizado, campañas de correo electrónico y tienda pública).

Migración desde herramientas existentes

La mayoría de galerías que incorporamos están migrando desde una combinación de (a) una plataforma específica para galerías que se ha quedado estancada, (b) Excel/Airtable, (c) Mailchimp, (d) Squarespace o WordPress y (e) Stripe usado de forma puntual. El plan de migración que funciona:

Empieza por el inventario: importa las obras desde CSV (o directamente desde Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud o ArtGalleria — consulta las páginas de comparación para ver los mapas de campos). Después mueve los contactos, con sus etiquetas, listas y estados de baja. Configura Stripe. Haz una feria con el nuevo sistema antes de cambiarlo todo por completo.

La mayoría de galerías completan el cambio en 4–6 semanas, y migran la web pública en una fase aparte que viene después, cuando el equipo ya está cómodo con la parte operativa.

Precios y qué incluye realmente cada plan

Core es gratis (sin tarjeta) e incluye Inventario, CRM, Salas privadas, Facturación y cobros respaldados por Stripe. Adecuado para marchantes en solitario, pequeñas galerías de mercado primario y la mayoría de estudios. Añade módulos de capacidad a la carta cuando se te quede corto el nivel de entrada.

Advanced (base de $30/mes) añade Website Studio en un dominio personalizado, campañas de correo electrónico y la tienda pública. Adecuado para la mayoría de galerías comerciales que quieren una sola plataforma tanto para el trabajo privado como para lo público.

Max (base de $200/mes) elimina los límites de capacidad (obras, artistas y colaboradores ilimitados) y añade soporte de despliegue personalizado. Adecuado para galerías más grandes con varias sedes o un volumen de inventario significativo. La página de precios tiene la matriz completa actualizada.

Preguntas frecuentes

¿Art.industries es solo para grandes galerías comerciales?: No. Las galerías más pequeñas del sistema son operaciones de una sola persona en Core gratis con menos de 100 obras. Las más grandes gestionan varias sedes internacionales con miles de obras en Max. La estructura de planes escala de forma fluida en todo ese rango.
¿Podemos migrar desde Artlogic, Artwork Archive, ArtCloud o ArtGalleria?: Sí. Las exportaciones CSV de cada una se asignan sin problemas a la importación de Inventario, y las páginas de comparación documentan el mapeo campo por campo para cada caso. La mayoría de migraciones tardan 4–6 semanas hasta el cambio completo.
¿Os quedáis un porcentaje de nuestras ventas?: No. La galería conecta su propia cuenta de Stripe y los fondos se abonan directamente en el banco de la galería. Stripe cobra su comisión estándar de procesamiento; nosotros nunca nos interponemos en el flujo del dinero.
¿Cómo gestiona el sistema las galerías con varias divisas?: Las facturas y los enlaces de pago de Stripe tienen cada uno su propia divisa. Los repartos de consignación se calculan en la divisa de la consignación. La vista de informes de la galería consolida a la divisa base al tipo del día, para que las cuentas estén siempre limpias sin conversiones manuales.
¿Art.industries sustituye a nuestro contable o a nuestro software de contabilidad?: No. La parte de facturación y Stripe genera exportaciones limpias para QuickBooks, Xero o lo que use tu contable. Art.industries gestiona la parte operativa; el contable lleva la contabilidad, con una conciliación mucho más rápida que antes.
¿Puede nuestro equipo trabajar en el sistema desde el móvil en una feria o una visita a estudio?: Sí. La vista web móvil está diseñada para acciones rápidas durante conversaciones presenciales: crear contactos, registrar una reserva, enviar una sala privada, generar un depósito de Stripe. El equipo del stand y la dirección en un vuelo ven los mismos datos.
¿Y las necesidades especializadas (herencias, fundaciones o gestión de colecciones a nivel institucional)?: Las herencias de artistas representados son una parte de primera clase en los flujos de base de datos de artistas y consignación. Para una gestión institucional profunda de colecciones con miles de obras inventariadas, consulta Software para museos; Art.industries encaja cuando la dimensión comercial activa importa más que el historial de registro en profundidad.

Comprueba si Art.industries encaja con tu galería

Empieza con Core gratis, importa 30 obras, envía una sala privada real y cobra un depósito con Stripe. Si el ciclo operativo funciona en una parte, funcionará en el resto de la galería.

Empezar gratis Ver planes y precios