Software de gestión de exposiciones de arte

Exposiciones planificadas desde inventario en tiempo real

La mayoría de la planificación de exposiciones muere en documentos: una lista de obras en Word, un seguimiento de préstamos en Excel, el archivo de etiquetas del diseñador y una actualización de la web que alguien hace al final. Cada copia se queda obsoleta en cuanto se cambia una obra o se modifica un precio.

En Art.industries, una exposición es un registro vinculado a las obras que la componen. Cambia una obra y la lista de obras, las etiquetas, la sala de visualización y la página pública reflejan el cambio, porque todo lee del mismo catálogo.

Listas de obras, artistas y logística

Cada exposición funciona con listas. El registro de la exposición las mantiene unidas a los datos, en lugar de perdidas en la bandeja de entrada de alguien.

• Lista de obras. Obras confirmadas, pendientes y descartadas con dimensiones, valores de seguro y el prestador o consignador anotado por obra.
• Lista de artistas. Biografías, textos, retratos y materiales de prensa extraídos de la base de datos de artistas.
• Logística. Envíos entrantes, revisiones de estado a la llegada y ubicaciones de instalación registradas como eventos de custodia. Consulta el seguimiento multiubicación.
• Impresión y PDF. Las exportaciones de listas de obras y los catálogos en PDF se generan desde los mismos registros, con formato para prestadores, aseguradoras o prensa.

Etiquetas de pared y documentación de exposición

Las etiquetas de pared son donde los errores de datos se hacen públicos. Como el texto de la etiqueta se genera desde la ficha de la obra (artista, título, año, técnica, dimensiones, precio o línea de cortesía), una corrección en el catálogo corrige también el archivo de etiquetas.

Lo mismo ocurre con los folletos con la lista de obras y las listas de precios: un cambio y todos los documentos quedan al día. Sin idas y venidas con el diseñador para corregir una fecha.

Previsualizaciones privadas antes de la inauguración

La previsualización es donde realmente empiezan las ventas de la exposición. Envía una sala de visualización privada de la muestra a coleccionistas seleccionados antes de la inauguración, observa la interacción por obra y reserva piezas mientras el interés está vivo.

Las salas se pueden revocar, llevan marca de agua donde tú decidas y están vinculadas a las mismas obras que la exposición, así que una venta en la sala actualiza la disponibilidad en todas partes a la vez.

La página pública de la exposición se publica sola

Con Website Studio, la exposición obtiene una página pública creada a partir del registro de la exposición: fechas, obras, vistas de instalación y texto de prensa. Publica cuando abra la muestra; la disponibilidad se mantiene al día durante toda la duración sin que nadie tenga que editar la web a mano.

Cuando se vende una obra, la página pública lo refleja en el siguiente renderizado. La sincronización de precio y disponibilidad es la diferencia entre una web que acompaña la exposición y otra que deja en evidencia al mostrador.

Ventas durante y después de la exposición

Las ventas de la exposición se cierran como facturas de Stripe y enlaces de pago: depósitos en la inauguración, saldos después, pagos a plazos cuando se acuerde. Cada factura referencia la obra, para que los repartos con consignadores y los recuentos de ediciones se liquiden correctamente.

Tras el desmontaje, el registro de la exposición queda como histórico: qué se mostró, qué se vendió, a quién y a qué precio. El seguimiento posterior a la exposición se basa en los datos de interacción y ventas, no en la memoria.

Las ferias son exposiciones con plazos de envío

Las mismas herramientas de exposición sirven para stands de feria: lista de obras del stand, documentación de transporte a partir de dimensiones y valores registrados, una sala de visualización del stand para clientes que no pueden asistir y enlaces de depósito cobrados desde el móvil en el stand. La guía de preparación para ferias cubre toda la secuencia.