Función
Contactos: la memoria del coleccionista unida a las obras y las salas
Las relaciones de galería viven en Contacts (`/contacts`), no en una app de CRM aparte. Cada ficha enlaza con las Obras que compró o vio, las Salas de visualización que abrió, las Facturas que enviaste y los Envíos que registraron el contacto. Esta guía recorre la lista, las pestañas de detalle y el flujo de feria que tu equipo comercial usa de verdad.
Abre la lista de Contactos
En la barra lateral, dentro de Network, abre Contacts. La lista funciona igual que en Works y Artists: búsqueda, ordenación, selector de columnas y filtros avanzados.
Filtros útiles: Contact type (Collector, Advisor, Artist, Institution, Press), Has email, Do not email y las etiquetas que asignes para listas de feria o niveles de asesores.
Haz clic en Add contact en el stand con nombre y correo electrónico primero; completa Detalles cuando vuelvas al escritorio.
Crea una ficha y completa Detalles
Navegación por secciones en una página de contacto: Resumen, Detalles, Imágenes, Archivos, Enlaces, Notas, Actividad.
En Detalles, configura Contact type, First name / Last name, Email, Phone, Company, Country y Tags. Usa Do not email cuando la relación sea solo por teléfono o el coleccionista haya rechazado el marketing.
Notas es donde vive el contexto de dirección (sensibilidad al precio, quién les presentó, qué artistas coleccionan fuera de la galería). Las notas son, por defecto, solo para la galería; no aparecen en portales de consignador.
Consulta compras y salas en el Resumen
Resumen muestra las Obras vinculadas (compradas y mostradas), las Salas de visualización, las Facturas, las Exposiciones, los Grupos y las Campañas asociadas a esa persona.
Antes de proponer una obra, abre el contacto y revisa Resumen: ¿ya la vio en una sala el trimestre pasado? ¿Un asesor abrió el enlace en su nombre?
Las compras enlazan con la misma ficha de inventario que mantiene tu equipo de registro, así que la disponibilidad en Works y el historial en Contacts coinciden.
Crea segmentos para salas y correo electrónico
Abre Contact segments (`/segments`) para guardar una consulta en vivo: compró a este artista, asistió a esta exposición, abrió una sala en los últimos 90 días, país = Países Bajos.
Los segmentos alimentan campañas de correo electrónico y listas de invitación a sala de visualización sin exportar CSV. La consulta se vuelve a ejecutar al enviar; no mantienes hojas de cálculo de etiquetas paralelas.
Groups y Mailing lists cubren listas fijas (prensa para una inauguración, adelanto VIP). Segments cubren comportamientos que cambian semana a semana.
Flujo de feria: del contacto al depósito
Secuencia típica después de una conversación en el stand:
- Añade o abre el Contact; anota en Notas las obras en las que se detuvieron.
- Crea una sala de visualización a partir de esas Obras; envíala desde el panel de la sala (queda registrada en Envíos).
- Haz una Reserva sobre la obra elegida para que la disponibilidad en Works se actualice para todo el equipo.
- Crea una Factura desde la obra o el contacto; envía un enlace de pago de Stripe para el depósito.
- Cuando llega el pago, el Resumen del contacto y el Resumen de la obra muestran la venta.
Importación y preferencias
Importa un CSV o una exportación de Mailchimp desde Contacts → asistente de importación. Asigna columnas, previsualiza duplicados coincidentes por correo electrónico y combina con confirmación.
Las preferencias de baja y Do not email se aplican tanto a las campañas de Emails como a los Envíos masivos. Los mensajes transaccionales (enlaces de factura, invitaciones a salas que envías uno a uno) siguen reglas aparte documentadas en campañas de correo electrónico.
Para las relaciones con asesores, vincula el contacto del asesor en la pestaña Enlaces del coleccionista para que ambas fichas sigan visibles cuando llame cualquiera de los dos.
Roles y discreción
Los roles del espacio de trabajo controlan quién ve los repartos de consignación y las Notas de dirección. Los asesores suelen ver la disponibilidad y el precio de lista; la dirección ve el historial de descuentos y las marcas confidenciales en salas o obras.
Marca una sala de visualización o una obra como confidencial cuando trabajes ofertas de mercado secundario que no deban aparecer en la búsqueda general.
Preguntas frecuentes
- ¿Esto sustituye a Mailchimp?
- Para la mayoría de galerías, sí. Contacts, Contact segments y las campañas de Emails vienen integrados. Puedes exportar un segmento a Mailchimp si mantienes una lista heredada; normalmente las campañas leen en directo desde Contacts.
- ¿Puedo encontrar a todas las personas que compraron a un artista?
- Sí. En Contact segments, filtra por historial de compra y acota por Artist. Usa el mismo segmento para una campaña o para una lista de invitación a una sala.
- ¿Dónde aparecen las aperturas de salas de visualización?
- En el Resumen del contacto y en Actividad. La analítica de la sala también alimenta filtros de segmentos para el seguimiento por correo electrónico.
- ¿Pueden los artistas ver la identidad de los coleccionistas?
- No por defecto. Los artistas con acceso al portal ven sus propias obras y extractos de consignación; los nombres de los coleccionistas se quedan del lado de la galería salvo que decidas compartirlos.
- ¿El CRM funciona en el móvil en una feria?
- Sí. Añade un contacto, envía una sala ya creada o haz una reserva desde la web móvil en menos de un minuto cuando haya cobertura.
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