機能
年6本の展覧会を開くギャラリーのための展覧会管理
破綻した展覧会ワークフローとは、作品リストはExcel、プレスリリースはWord、ローン契約書はDropboxにあり、火曜日にはウォールラベルの微妙に異なるバージョンが3つ出回っている状態のことです。作品が届き、ラベルの1枚は寸法が間違っていて、それをアーティストがコレクターの目の前で見つける。このガイドでは、そうした事態を起こさずに展覧会を運営する方法を説明します。
「展覧会管理」が実際にカバーする範囲
ギャラリーの展覧会は、十数個の要素が同時に動くプロジェクトです。出品作品のリスト、ギャラリーの在庫にない作品のローン契約、搬入・搬出、受領時のコンディションレポート、設営プラン、ウォールラベル、プレスリリース、オープニングの招待状、来場できなかったコレクターへのフォローアップ用ビューイングルーム、開幕週の販売、そして会期後の返却です。
ほとんどのギャラリーはこれを8つの別々のツールで回し、結果として8種類のチェックリストを抱えることになります。解決策は、展覧会を作品・ローン・連絡先・販売・配送のすべてが参照する実体のあるレコードとしてモデル化することです。どこか1か所での更新が、ほかのすべてに反映されます。
すべての展覧会レコードに必要な5つの要素
年6本の展覧会を開くギャラリーには、繰り返し使える型が必要です。以下の5つは規模が増えても確実に機能する部分で、それ以外は展覧会ごとの個別対応です。
Use Add artworks to exhibition from the exhibition header or link from each work Overview → linked Exhibitions. Works inherit the exhibition reference for exports and the public site.
For loans, link incoming works on the work Links tab and update Status timeline Availability and Location when custody changes. See Condition reports for loan paperwork.
Excel＋Word＋Dropboxが展覧会で破綻するポイント
定番の構成は、作品リストはExcel、プレスリリースとウォールラベルはWordかInDesign、ローン契約書はDropbox、招待状はMailchimp、販売はギャラリー共通のスプレッドシートで管理、というものです。年2本のギャラリーならこれで回ります。年6本、しかも会期が重なるギャラリーでは回りません。
最初に破綻するのは作品リストです。誰かが片方だけ寸法を更新したせいで、ExcelとInDesignのウォールラベルが食い違う。それをアーティストやプレスの来場者が見つけ、ギャラリーの信用に傷がつきます。
2つ目はローンです。Wordの契約書には30日に返却と書いてあるのに、誰もカレンダーに入れておらず、輸送業者が来たのは2日遅れ。貸し手はそれに気づき、次の委託は別のギャラリーに行きます。
実際の流れ：木曜18時開幕の展覧会
出品14点の個展で、うち3点がローン、木曜にオープニング、会期は6週間。実務でのワークフローは次のようになります。
Walk the export modal tabs: Items (field selection), Layout, Content, Publish. Enable Link export to related records so PDFs stay on the exhibition Files tab.
Dimensions and credit lines pull from each work Details tab. Fix a typo once on the work; regenerate labels instead of retyping in InDesign.
Art.industriesでの展覧会の扱い
展覧会は、作品・アーティスト・連絡先・出版物・販売と並ぶ実体のあるレコードです。出品作品には展覧会への参照が付き、公開ウェブサイトは同じデータから展覧会ページを描画し、CRMはプレスリストを展覧会単位のセグメントとして扱います。
ローンは第一級のデータです。借り受けた作品は「ローンイン」ステータスで在庫に追加され、所有者にはギャラリーではなく貸し手が入り、貸与期間が管理されます。合意した日付に返却が自動でスケジュールされ、カストディ（保管・移動）イベントが生成されます。貸し出す側のローン（ギャラリーが美術館に作品を貸す場合）も、同じ仕組みが逆向きに機能します。
コンディションレポートは、写真と承認者フィールドを備えた日付付きイベントとして作品に添付されます。保険会社には、このデータから生成した整ったPDFをそのまま送れます。会期後には、ベースラインと返却時の画像を並べた比較コンディションレポートを確認できます。
複数の同時開催と巡回展
規模の大きいギャラリーでは、複数のスペース（メインスペース＋プロジェクトルーム＋アートフェアのブースなど）で2〜3本の展覧会が同時に走ることがよくあります。それぞれが独立した展覧会レコードです。1つの作品が複数の展覧会に載れるのは、物理的に複数の場所に存在する場合だけで、これは複数拠点の在庫管理が矛盾なく処理します。
巡回展（18か月かけて3つの美術館を巡回する展覧会など）は、複数の会場と会期を持つ1つの展覧会としてモデル化され、各区間をカストディイベントで追跡します。引き渡しのたびにコンディションを記録するため、受け入れ側の機関は前の会場と同じベースライン資料を確認できます。
Past exhibitions stay in the system for artist history, SEO, and the next director reviewing what converted. Nothing auto-deletes when the run ends.
よくある質問
- 展覧会レコードからウォールラベルを自動生成できますか？
- はい。ブランドテンプレートに沿ったウォールラベル（アーティスト、タイトル、制作年、技法、寸法、クレジットライン）が出品作品から生成されます。作品の寸法を更新すれば次の再生成時にラベルへ反映されるため、ラベルとカタログのズレがなくなります。
- コレクターや美術館から借り受けた作品はどう扱われますか？
- 借り受けた作品は「ローンイン」ステータスで在庫に入り、所有者には貸し手が設定され、貸与期間が管理され、返却のカストディイベントがスケジュールされます。受領時と搬出時のコンディションレポートも添付されます。保険会社向けのPDFは同じデータから生成されます。
- ウェブサイトの展覧会ページを開幕前に公開できますか？
- はい。公開日を指定して制御できます。多くのギャラリーは開幕の約1週間前に次の展覧会ページを公開します。同じページが後に過去の展覧会の記録となり、その後何年もGoogleにインデックスされ続けます。会期中に作品を売約済みにすると、次の描画時に公開リストへ反映されます。
- 展覧会が商業的に成功したかどうかは、どう測定しますか？
- 展覧会レコードが、出品作品に紐付くホールド、デポジット、送付済み請求書、最終的な販売を集約します。プレスの来場、会期中に送ったビューイングルーム、会期後のフォローアップも同じレコード上にまとまります。クロージングレポートはPDF1枚です。
- 別々のスペースで2つの展覧会を同時に開催できますか？
- はい。それぞれ独立したレコードとして、固有の作品リストと会場を持ちます。作品が同時に存在できる物理的なロケーションは1つだけなので、1つの作品を2つの展覧会が誤って取り合うことはありません。両方の作品リストに載せるには物理的に別個体（エディションの複数枚など）である必要があり、そうでなければ競合としてフラグが立ちます。