機能
フェア後は、ブースのタグをビューイングルームと請求書へつなげる
Basel の翌週は、仮押さえが入金に変わるか、あるいは熱が冷めるかの分岐点です。このガイドでは、Fair Mode のリードタグ、Contacts の Activity、private viewing rooms、そして Follow-ups キューを使って、すべてのブース会話に担当者と次のアクションを持たせます。
24時間以内にリードを整理する
Contacts を開き、リード取得時に付与したフェアタグで絞り込みます（展覧会の Fair Mode に表示されます）。Last activity で並べ替えるか、詳細 で担当者を割り当てます。
フォーム未経由の対面会話は、連絡先を手動で作成し、同じフェアタグと、何を見ていたかを記した メモ を追加します。
フォローアップ送信前に重複カードを削除します。2つのメールアドレスが1人のアドバイザーに紐づく場合は、連絡先ヘッダーから統合してください。
Contacts の Activity に文脈を残す
注目度の高いリードごとに Activity を開き、話題に上がった作品を添えて通話や面談のメモを記録します。関心を明示的に管理する場合は、Links → Interested in artworks でそれらの作品を関連付けます。
インストール写真を求められた場合は、ブース写真や PDF を Files に添付します。価格に関する社内メモは公開ルームではなく、メモ に残します。
「火曜日にメールする」といった約束がある場合は、関連する Lists で Follow up 日付を設定し、項目が Follow-ups に上がるようにします。
一斉配信の前にビューイングルームを送る
優先度の高いリードには、ブースで絞り込んだ作品そのままを使って private viewing room を作成します。ルームは `/works` の複数選択から Add works to selection で作成するか、連絡先の 概要 のアクションから作成できます。
ルームリンクには有効期限があります。商談成立後は失効させましょう。ルームの開封状況や作品ごとの閲覧時間は、Activity とキャンペーンレポートに表示されます。
リンクではなく PDF 添付が必要な場合は、Export… → Viewing room catalog を使います。
長いテールには Post-fair broadcast を送る
展覧会の Fair Mode → Post-fair follow-up → Start post-fair broadcast… の順に進みます。ウィザードには、会期中にタグ付けされた連絡先が自動で入力されます。
保存済みの Marketing email テンプレートを選び、3点の作品を公開 URL またはルーム URL に紐づけて、Advanced プランではギャラリードメインから送信します。
フェアタグに限定したセグメントルールと配信停止の挙動については、Email campaigns をご覧ください。
仮押さえを請求書へ変える
Follow-ups か作品の 概要 から、期限切れの仮押さえを開きます。Status タイムラインの Availability が、約束した内容と一致しているか確認してください。
作品または連絡先から Invoice を作成します。Line items には、記録からタイトル、エディション、価格が自動で反映されます。請求書を確定する前に、Stripe payment links で入金を受け付けましょう。
作品が売れたら、consignment のリンクがある場合は委託者明細書も更新されます。
レポートで全体を締める
フェアの1週間後に、Invoices と Storefront orders を日付範囲で絞り込み、フェアタグ付きの連絡先一覧と照合します。
ブース一覧をアーカイブするか、返却が完了したら展覧会を Archived にします。ただし、来年のチェックリスト参照用に展覧会記録は残しておきましょう。
商談化しなかったアドバイザーは、メールのスレッドだけに残さず、次の都市フェアに向けた List に移しておきます。
よくある質問
- フェアのフォーム送信はどこに入りますか？
- Contacts に、Fair Mode → Lead capture で付与されたフェア固有タグ付きで保存されます。可能な場合はメールアドレスで照合されます。
- フェアのリードに一斉でメールできますか？
- Fair Mode の Post-fair follow-up を使うと、配信対象が自動入力されます。送信前に Contacts でさらに絞り込めます。
- 売却済みのブース作品を提案してしまわない方法は？
- ルームを作成する前に、作品の Status タブで Availability を確認してください。売却済みの作品は、タイムライン上ですでに予約済みまたは売却済みとして表示されているはずです。
- コレクターが PDF だけ欲しい場合は？
- ブース一覧から Export… → Full-page portfolio または Checklist を使うか、ルームエディタから Viewing room catalog の PDF を添付します。
- フォローアップタスクの担当者は誰ですか？
- 連絡先の 詳細 で担当者を割り当て、日付付きの折り返し対応には Follow-ups を使います。通常、上位の仮押さえはディレクターが担当し、長いテールのルーム送信はアソシエイトが担当します。