機能
営業ファネルではなく、ディレクターの思考で動くCRM
汎用CRM（HubSpot、Pipedrive、Salesforce）は営業ファネルを前提にしています。上にリード、下に案件、間にコンバージョン率。けれどそのモデルは、8年来のコレクターが「まだ誰にも出していない作品を見たい」と言った瞬間に破綻します。ギャラリーはファネルで回りません。「誰が何を見たか」「誰が誰を集めているか」「価格を最初に伝えるべき相手は誰か」という記憶で回ります。このガイドでは、その“記憶”をソフトウェアに実装する方法を解説します。
CRMは何のためにあるのか（何ではないのか）
CRMの役割はひとつ。ディレクターがコレクターと同席したとき、5秒以内に4つの問いへ答えられることです。何を購入したか。何を見せたが買わなかったか。最近ギャラリー内で誰が話したか。そして、ギャラリー外でどのアーティストを収集しているか。
マーケティングオートメーションではありません。案件パイプラインの管理でもありません。Mailchimpに流し込むための連絡先リストでもありません。そうしたものがCRMの周辺に存在することはありますが、CRMそのものは「組織の記憶」です。前回のフェアで既に見せた作品を、うっかり同じコレクターに再提案してしまう——そんな事故を防ぎます。
Art.industriesでは、この領域をNetworkと呼びます。以下のページでは、Networkが実務でどう機能するか、そして在庫管理、ビューイングルーム、メールキャンペーンとどう連携するかを解説します。
ギャラリーに本当に存在する5つのコンタクトタイプ
すべての連絡先を一つの箱に入れようとすると、誰も使わない12,000行の連絡先リストが出来上がります。コツは、最初から「現実にある5タイプ」をモデル化し、現場の実態と戦わないことです。
On Details, set Contact type, First name / Last name, Email, Phone, Company, Country, and Tags. Use Do not email when the relationship is phone-only or the collector opted out of marketing.
Notes is where director context lives (price sensitivity, who introduced them, which artists they collect outside the gallery). Notes default to gallery-only; they do not appear on consignor portals.
Mailchimp + Excel + 記憶が破綻する地点
典型的なギャラリーのCRMスタックは、配信用にMailchimp、「本当の」コレクター用にExcel、そして重要なことはすべてディレクターの記憶頼み。2人で80人のコレクターを相手にする規模なら回ります。最初のスタッフ交代で崩れます。
長年のディレクターが退職すると、組織の記憶も一緒に出ていきます。新任者が引き継ぐのは、メモのないMailchimpリスト、2年分古いExcel、検索できない過去オファーのPDFフォルダ。3年間ずっと丁寧に断られてきた作品を、初回でまた提案してしまった瞬間、関係性に小さくても確かな傷が残ります。
本物のCRMは、在庫管理と連動することでそれを防ぎます。コンタクトには、送付したビューイングルーム、予約した作品、見送ったオファーがすべて表示されます。新任者は最初のメールを送る前に、3分で履歴を読み込めます。
実際のフロー：Friezeのブースでの会話からデポジットまで
機能するCRMは、まとめて入力するものではありません。会話の最中に使います。フェアのブースでの雑談から始まった販売を、成約まで運ぶフローがこちらです。
Segments feed email campaigns and viewing room invite lists without CSV export. The query re-runs when you send; you are not maintaining parallel tag spreadsheets.
Groups and Mailing lists cover fixed lists (press for one opening, VIP preview). Segments cover behaviour that changes week to week.
Art.industriesが関係性をどうモデル化するか
Network（CRM）は、別アプリではなく同じワークスペース内で在庫管理の隣にあります。各コンタクトには関係性グラフがあり、購入した作品、提示した作品、訪問したビューイングルーム、来場した展覧会、一緒に来たアドバイザー、名前で問い合わせのあった所属アーティストが一望できます。
- Add or open the Contact; note works they lingered on in Notes.
- Build a viewing room from those Works; send from the room panel (logged under Sends).
- Place a Hold on the chosen work so Works availability updates for the team.
- Create an Invoice from the work or contact; send a Stripe payment link for the deposit.
- When payment arrives, Overview on the contact and Overview on the work both show the sale.
守秘の設計：誰がどのノートを見られるか、誰が価格を見られるか
全スタッフを同列に扱うCRMは、情報が漏れるCRMです。Art.industriesの権限はロールベース。アソシエイトは在庫状況と公開価格を閲覧でき、ディレクターは委託配分、ディスカウント履歴、個人メモまで閲覧可能。委託者は自分の作品とステートメントを閲覧でき、コレクターは（明示的に招待された場合のみ）自分が所有するものだけを閲覧します。
プライベートセールやセカンダリー作品には、さらに一段のレイヤーがあります。コンタクト、作品、あるいはビューイングルーム全体を「機密」としてマークでき、ディレクター未満のロールでは検索結果やレポートから除外されます。セカンダリーマーケット部門を運用している場合、これがデフォルトです。
For advisor relationships, link the advisor contact on the collector Links tab so both records stay visible when either one calls.
スプレッドシートから移行しても、10年分の履歴を失わない方法
CRM移行で難しいのは、名前の取り込みではありません。文脈の取り込みです。コツは、スプレッドシートを“そのまま”きれいにインポートし、実際に再び会話するタイミングで四半期ごとに情報を厚くしていくことです。
各コンタクトに、手元にあるものを紐づけます。過去の請求書（PDFでOK）、四半期ごとのメール書き出し、関係が3年以上ならディレクターによる1段落のメモ。新システムで2回の展覧会サイクルを回す頃には、移行元のスプレッドシートは薄く見え、誰も開かなくなります。
よくある質問
- MailchimpやHubSpotの代わりになりますか？
- ギャラリー用途なら、はい。CRM、セグメント、そしてメールキャンペーンが組み込みです。既存リストの都合でMailchimpを使い続けたいギャラリーは、セグメントをエクスポートして連携できます。一方でArt.industriesを試した多くのギャラリーは、キャンペーンがコンタクトグラフからリアルタイムに読み込めるようになるため、最初の四半期でMailchimpの席を解約しています。
- Mailchimp、Constant Contact、またはCSVからインポートできますか？
- はい。MailchimpとConstant Contactのエクスポートは、タグ、リスト、配信停止状態も含めて取り込めます。CSVにも対応しており、確定前のプレビューで列をコンタクト項目にマッピングできます。重複はメールアドレスで照合し、確認ステップを経て統合します。
- アーティストは自分のコレクターリストを見られますか？それともステートメントだけですか？
- 付与した範囲だけ見られます。多くのギャラリーは、アーティストに対して、ギャラリーが預かっている作品、ステートメント、（任意で）どの機関が作品を所蔵しているかを表示する「アーティスト専用の非公開ビュー」へのアクセスを付与します。個人コレクターの実名は通常ギャラリー側に保持し、必要に応じて集計情報のみ共有できます。
- 過去5年でMary Smith作品を購入したコレクターを全員見つけるには？
- Networkで購入履歴を条件にフィルターし、アーティストをMary Smith、期間を直近5年に絞り込みます。同じクエリを、ビューイングルームの招待リストやキャンペーンセグメントにそのまま使えます。CSVの書き出しは不要です。
- 「連絡しない」「一斉メール不要」といった設定はできますか？
- はい。コンタクトの配信設定は第一級のフィールドで、キャンペーン配信やビューイングルームの個別招待など、システム内のすべてのメール送信に反映されます。「連絡しない」を設定すると、コンタクト画面に警告が表示され、アソシエイトが誤って個別メッセージを送ってしまう事故も防げます。