Herramienta gratuita
Plantilla gratuita de informe de estado de obra
Un informe de estado estructurado para entregas y traspasos: envíos de salida, devoluciones de ferias, préstamos a museos y adquisiciones. Calificaciones por zona, observaciones y referencias fotográficas, para que cualquier discrepancia sobre el estado se apoye en documentación y no en recuerdos.
Qué cubre el informe
Un bloque de cabecera identifica la obra, la persona que examina, la fecha y el motivo. El cuerpo recorre las zonas estándar: superficie, cantos, esquinas, reverso, marco, acristalamiento, herrajes, base (en escultura) y embalaje a la llegada. Cada zona incluye una calificación, observaciones en texto libre y una referencia fotográfica.
La guía de informes de estado explica las convenciones de calificación y cuándo merece la pena elaborar un informe con validez legal.
Cuándo redactarlo
En cada cambio de custodia: antes de que una obra se envíe, cuando llega, cuando se desmonta un stand de feria, cuando regresa un préstamo. El par de informes a ambos lados de un transporte es lo que hace demostrable una reclamación al seguro.
Fotografía cada observación anotada y nombra el archivo en la columna photo_reference. Un informe sin fotos es una opinión.
Un historial de estado que se queda con la obra
Una carpeta de hojas de cálculo responde a «¿en qué estado está?»; no puede responder a «¿qué le ha pasado a esta obra a lo largo de cinco años de ferias y préstamos?». En Art.industries, los informes de estado se adjuntan al registro de la obra junto a sus eventos de custodia, para que el historial completo se lea en orden. Consulta el seguimiento multiubicación para ver cómo funcionan los eventos de custodia.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién debe rellenar el informe?
- Quien examine físicamente la obra, indicado en el campo examined_by. En préstamos de alto valor, ambas partes examinan y ambas conservan una copia firmada.
- ¿Qué escala de calificación utiliza?
- Excelente / bueno / aceptable / malo por zona, con las observaciones aportando el detalle. Las calificaciones sin observaciones no sirven en una disputa.
- ¿Cómo se adjuntan las fotos?
- Nombra cada archivo de foto y cítalo en la columna photo_reference. Mantén las fotos y el informe en la misma carpeta por examen, o adjunta ambos al registro de la obra en Art.industries.
- ¿Sirve para préstamos a museos?
- Cubre las zonas estándar que esperan los prestadores. Las instituciones suelen tener sus propios formularios; esta plantilla es el registro de la galería o del coleccionista que acompaña a la obra.
- ¿Los informes de estado pueden vivir en el sistema de inventario?
- Sí. Los informes se adjuntan a la obra junto a los eventos de custodia, para que el historial de estado se lea en secuencia en lugar de quedarse repartido en archivos sueltos.
Mantén el historial de estado en la obra
Cataloga 10 obras con Core gratuito y adjunta sus informes de estado. La próxima solicitud de préstamo te llevará minutos en lugar de un proyecto de reconstrucción.