Función
Informes de estado en la ficha de obra
Los datos de estado pertenecen a la Obra, no a un archivo de Word huérfano. Usa Detalles para el resumen actual, Estado para el historial de estado, Archivos para las pruebas en PDF y Exportar… → Informe de estado cuando necesites un documento con formato.
Estado actual en Detalles
Abre la obra → Detalles. Campos: Estado (vocabulario controlado), Notas de estado (texto libre) y Fecha de estado (cuándo la inspeccionaste por última vez).
Rellénalos en la entrada y actualízalos cuando cambie el estado. Las facturas, las cartas de préstamo y las exportaciones pueden incluir estos campos sin volver a escribirlos.
Historial de estado en Estado
La pestaña Estado → historial de estado muestra entradas con fecha (añadir, editar, eliminar). Úsalo cuando el estado evolucione: antes del envío, al recibirla en un museo, al volver de una feria.
Cada entrada debe indicar qué ha cambiado y enlazar con fotos en Imágenes o PDFs en Archivos. La cronología complementa las filas del cronograma de estado que registran la ubicación y la disponibilidad.
Fotos y PDFs en Archivos
Las fotos con luz rasante y alta resolución van en Imágenes. Los informes PDF firmados, las cartas de conservadores y los formularios de aseguradoras van en Archivos.
Marca los archivos como Público solo cuando deban aparecer en la página pública de la obra. Mantén privados los PDF exclusivos para la aseguradora.
La Biblioteca de documentos (`/documents` en la navegación) guarda subidas de todo el espacio de trabajo que puedes enlazar con varias obras.
Exportar Informe de estado
Desde el menú ⋯ de la obra o la selección múltiple en `/works` → Exportar…. Elige el tipo Informe de estado (una sola obra). Recorre las pestañas Partidas, Diseño, Contenido y Publicar.
El PDF de salida toma los mismos campos de estado y las imágenes seleccionadas que ya tienes guardadas. Activa Vincular exportación a registros relacionados para que el PDF siga asociado a la obra.
Otros tipos útiles: COA, Informe de seguro / valoración, Albarán / etiqueta de envío. Consulta Exportaciones de arte.
Cuatro momentos para archivar un informe
Los equipos de galería suelen documentar en estos momentos:
- Entrada: base de referencia cuando la obra entra en tu custodia.
- Preenvío: antes de que la obra salga para una feria, un préstamo o una inspección de venta.
- Recepción en destino: compara con el preenvío cuando se abre la caja en otro lugar.
- Retorno: compara con el preenvío; las diferencias activan conservación o reclamaciones.
Salas de visualización y enlaces compartidos
Las salas de visualización privadas pueden adjuntar PDFs de estado para prestamistas institucionales que revisan una selección.
El enlace al paquete de diligencia debida desde la cabecera de la obra genera una URL para compartir con los documentos seleccionados. Revócalo cuando termine la revisión.
Preguntas frecuentes
- ¿Puede una exportación incluir varias obras?
- El Informe de estado es por una sola obra. Para listas de control de feria, usa Lista de comprobación o Portfolio compacto / etiqueta con varias partidas seleccionadas en `/works`.
- ¿Dónde van las firmas de los conservadores?
- Sube el PDF firmado en Archivos y añade una nota en historial de estado con referencia a ese archivo. Incluye el archivo en el diseño de exportación cuando haga falta.
- ¿Se sincronizan los campos de estado con la tienda online?
- No. El estado se mantiene interno y en los PDF para compradores que tú decidas enviar. Las páginas públicas de obra muestran los campos de catálogo que actives en Website Studio.
- ¿En qué se diferencia del cronograma de estado?
- El cronograma de estado registra la disponibilidad, la ubicación y los propietarios a lo largo del tiempo. El historial de estado registra la condición física. Ambos están en la pestaña Estado.
- ¿Puedo crear una plantilla para los ángulos de foto?
- Acordad internamente los ángulos de estudio; la app no impone una lista de tomas. Los nombres de archivo coherentes y el orden de Imágenes facilitan las exportaciones comparativas.
Explora la matriz completa de capacidades en Funciones, compara los planes modulares en Precios o contacta con el equipo para resolver dudas sobre tu flujo de trabajo.