Herramienta gratuita
Plantilla gratis de inventario de obras en hoja de cálculo
Una fila por obra, con las columnas que necesita un catálogo de verdad: identidad, dimensiones, edición, disponibilidad, precios preparados para cada ubicación y referencias de imágenes. Hecha para artistas, galerías, herencias y coleccionistas que digitalizan por primera vez.
Qué incluye la plantilla
La hoja incluye tres filas de ejemplo y una pestaña README que explica cada columna. Los encabezados coinciden con el formato de importación de Art.industries, así que luego no tendrás que renombrar nada.
- Identidad: name, artist_name, inventory_number, alternative_number, category, year, medium.
- Edición: typ (unique / editioned / edition_item) y edition_variant como 4/20. Consulta ediciones.
- Comercio: availability, stage, list_price, list_price_currency, is_on_storefront.
- Físico: dim_height_cm, dim_width_cm, dim_depth_cm, además de import_image_names para los archivos de fotos.
Cómo usarla bien
Cataloga por pasadas, no todo de golpe: primero la identidad (artista, título, año, técnica), luego dimensiones e imágenes, y después precios y disponibilidad. Una fila completa para 30 obras vale más que una fila a medias para 300. La guía de catalogación cubre sistemas de numeración y estándares de fotografía.
Mantén una sola hoja como maestra y no envíes copias por correo electrónico; en cuanto existen dos versiones, ninguna es de fiar.
Cuando la hoja de cálculo se te quede corta, impórtala
Las hojas de cálculo fallan siempre en los mismos tres puntos: la segunda persona que necesita acceso de edición, el primer reparto de una consignación y la primera vez que un comprador pregunta «¿sigue disponible?» mientras estás lejos del portátil.
Como esta plantilla usa los nombres de columna de importación, el salto es una sola subida: crea un espacio de trabajo Core gratuito, abre Configuración, elige Importar y la asignación de columnas se hace automáticamente, con una vista previa de validación antes de escribir nada. A partir de ahí, los mismos registros alimentan salas de visualización, facturas y un sitio público.
Preguntas frecuentes
- ¿La plantilla es realmente gratis?
- Sí. Descárgala, úsala y compártela sin registro. El XLSX incluye una pestaña README; el CSV es la hoja de datos en limpio para Google Sheets o Numbers.
- ¿Funciona en Google Sheets?
- Sí. Importa cualquiera de los dos archivos en Google Sheets (Archivo, Importar). Los encabezados de columna y las filas de ejemplo se mantienen sin cambios.
- ¿Por qué los nombres de las columnas parecen tan técnicos?
- Coinciden exactamente con los campos de importación de Art.industries. Puedes renombrarlos para el uso diario, pero mantenerlos hace que la importación futura se asigne sin ajustes manuales.
- ¿Cómo funciona la importación en Art.industries?
- Crea un espacio de trabajo Core gratuito, abre Configuración, elige Importar y sube la hoja. Aparece una asignación de columnas sugerida por IA; la ajustas si hace falta, y se ejecuta una vista previa de validación antes de confirmar.
- ¿Y los contactos y las consignaciones?
- Los contactos se importan igual desde CSV. Las consignaciones son registros estructurados, no filas de una hoja de cálculo; consulta la gestión de consignaciones para ver cómo funcionan los repartos y los extractos.
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Crea un espacio de trabajo Core gratuito y sube esta plantilla tal cual. Las columnas se asignan automáticamente y el catálogo se convierte en inventario en vivo en el que todo el equipo puede confiar.