Función
Documentos de envío desde el registro de la obra, no en una carpeta de última hora
Los registrars necesitan el mismo bloque de identidad en el PDF de estado, el albarán y el correo electrónico del transportista. Esta guía usa campos de aduanas en Detalles de la obra, movimientos en la cronología de Estado, Exportar… → Albarán / Etiqueta de envío, y Transportes Transportista y seguimiento para que la documentación siga alineada.
Confirma la identidad y las aduanas en Detalles
Antes de la recogida, abre cada obra → Detalles. Imprescindible para movimientos internacionales: Dimensiones, Peso, País de origen, Código HS, Valor asegurado, propietario en Enlaces.
Las fotos principales y de detalle están en Imágenes; los PDFs de estado firmados, en Archivos. Completa los campos de alta de catálogo al recibir la obra para que la semana de feria no sea una semana de entrada de datos.
Fija el estado base antes de la salida
Detalles guarda el Estado actual, las Notas de estado y la Fecha de estado. Estado → Historial de estado almacena entradas fechadas con fotos.
Exporta Informe de estado (una sola obra) desde el menú ⋯ de la obra cuando el prestamista o el asegurador necesiten un PDF formal.
Consulta Informes de estado para los cuatro momentos de entrega: recepción, preenvío, recepción, devolución.
Genera el albarán / etiqueta de envío
Desde selección múltiple en `/works` o una Lista → Exportar… → Albarán / Etiqueta de envío. Completa Elementos, Diseño, Contenido, Publicar.
Los contactos de envío y facturación se extraen de las direcciones de los Contactos vinculados cuando incluyes esos campos en Contenido.
Activa Vincular la exportación a registros relacionados para adjuntar el PDF en la pestaña Archivos de cada obra y en el Transporte relacionado cuando se cree.
Crea un registro de Transporte
Barra lateral → Transportes → añadir fila. Pestañas: Resumen, Detalles, Transportista y seguimiento, Obras vinculadas, Archivos, Notas, Enlaces.
Adjunta las obras vinculadas en Obras vinculadas. Introduce transportista, URLs de seguimiento y fechas de recogida en Transportista y seguimiento.
Sube las confirmaciones del agente y los sellos de aduanas en Archivos para que la Actividad de la obra muestre el movimiento sin tener que buscar en el correo electrónico.
Actualiza la cronología de Estado en cada entrega
Cuando la caja sale, añade una fila en la cronología de Estado: Ubicación = en tránsito o la Dirección del stand de la feria, Vigente desde = hora de recogida.
Al recibirla en el recinto, otra fila documenta la llegada. Los trayectos de vuelta generan una fila hacia el almacén o el lugar de instalación del coleccionista.
Seguimiento multisedes explica las actualizaciones por lotes cuando toda la lista de la feria vuelve el mismo día.
Vincúlalo con ventas y facturas
Las obras vendidas que se envían a coleccionistas deben vincular la Factura en el Resumen de la obra para que el destinatario del albarán coincida con Facturar a en la configuración de Detalles de la factura.
Exportar fotos… desde la cabecera de la obra agrupa las imágenes de instalación para el transportista sin mezclar obras no relacionadas.
Después de la entrega, registra el justificante de entrega en la pestaña Notas del Transporte y cierra la tarea de Seguimientos si se creó una para el registrar.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué tipo de exportación es la etiqueta de envío?
- Albarán / Etiqueta de envío en el modal Exportar…. Admite varias obras por PDF cuando se selecciona desde una lista.
- ¿Dónde van las fotos de estado?
- Las tomas con luz rasante en Imágenes; los PDFs firmados en Archivos. Refiérelos en el Historial de estado de la pestaña Estado.
- ¿Necesito un Transporte para cada movimiento?
- Usa Transportes cuando quieras Transportista y seguimiento y archivos en un solo lugar. Aun así, añade filas en la cronología de Estado para que la Ubicación de `/works` siga siendo exacta.
- ¿Pueden los agentes de aduanas recibir una hoja de cálculo?
- Sí. Exportar… → descarga una hoja de cálculo (CSV) desde `/works` con columnas para el código HS, el peso y el valor. Guarda ese conjunto de columnas como un diseño reutilizable en Diseño.
- ¿En qué se diferencia de un informe de estado?
- Informe de estado documenta el estado físico (una sola obra). Albarán / Etiqueta de envío documenta identidad, direcciones y contenido de la caja para la logística.
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