Función
Cataloga una obra una sola vez: la checklist de entrada
Usa esta checklist cada vez que llegue una obra (compra, consignación, devolución de préstamo). Completa el registro de Obras antes de que pase a almacenamiento o a sala. Combínala con Objeto vs obra de catálogo y configuraciones cuando vendas más de una variante.
Antes de abrir Añadir obra
Confirma que existe el registro del Artista (`/artists` → Añadir artista si no existe). Crea el contrato de consignación cuando la obra esté en consignación, para que el propietario y el reparto queden registrados antes de fijar el precio.
Elige Objeto o Obra de catálogo en el momento de crearla. Una pintura única, sin variantes → Objeto. Tallas, tiradas numeradas o stock gestionado por cantidad → Obra de catálogo más configuraciones.
Pestaña Detalles: campos mínimos
En Detalles, introduce en este orden:
- Artista (registro vinculado) y Título / Año tal como figuran acreditados.
- Técnica desde la lista de tu espacio de trabajo (evita variantes puntuales escritas a mano).
- Dimensiones alto × ancho × fondo en centímetros; enmarcada y sin enmarcar cuando ambas importen.
- Metadatos de Edición cuando proceda (tamaño de tirada, nº de AP) en la configuración de las obras de catálogo.
- Estado de conservación, Notas de conservación, Fecha de conservación en la entrada.
- Aduanas: País de origen, Código HS, Peso cuando la obra pueda cruzar fronteras.
- Vincula la Consignación o el propietario en Enlaces.
Imágenes y archivos
Imágenes: foto principal de montaje o de estudio y, si la superficie importa, una imagen de detalle. Sube archivos con resolución lista para feria; usa nombres que tu equipo siga reconociendo seis meses después.
Archivos: PDFs de estado en la entrada, escaneos de consignación, tasaciones anteriores. Marca Público solo cuando el archivo deba aparecer en la página pública de la obra o en la descarga del CV del artista.
Ejecuta Exportar… → Informe de conservación desde el encabezado de la obra cuando necesites un PDF formal a partir de los mismos campos.
Primera fila de la línea temporal de Estado
Abre Estado → añade la primera entrada de la línea temporal de Estado: Efectivo en (hoy), Disponibilidad (por ejemplo, disponible o en consignación), Ubicación (almacén, sala de galería o registro de Dirección vinculado).
Esta fila es la base para el seguimiento en varias ubicaciones y los manifiestos de feria. No dejes la ubicación en blanco porque “todo el mundo sabe” dónde está.
Commerce y configuraciones
Objeto: establece el precio de venta y Incluir en tienda online en Commerce cuando vendas esa fila directamente.
Obra de catálogo: abre Ediciones u Opciones → Añadir configuración por cada variante vendible. Define el precio, el stock, el seguimiento de copias y el selector de tienda online en el panel Commerce de cada configuración.
Activa En web en Website Studio Contenido → Obras cuando el registro deba aparecer en el sitio público.
Verifica desde Resumen
Resumen debe mostrar artista, disponibilidad, ubicación, etiquetas, consignación vinculada y banderas de tienda online/web. Si aquí hay algún dato mal, corrígelo antes de enviar una sala de visualización o una factura.
Usa Actividad para dejar rastro después de la entrada (notas, envíos, campañas). La checklist anterior es la identidad estática; Actividad es todo lo que sucede después.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito una configuración para una pintura única?
- No. Un Objeto único con un solo precio se lista desde Commerce. Las configuraciones son para variantes, ediciones o cualquier obra de catálogo que vendas.
- ¿De dónde salen los números de inventario?
- Define un prefijo del número de inventario en el registro del artista; las obras nuevas pueden autoincrementar a partir de ese prefijo. Aun así, puedes sobrescribirlo por obra en Detalles.
- ¿Puedo cambiar el tipo de obra más adelante?
- Se admite Objeto → Obra de catálogo; el listado de tienda online a nivel de obra desaparece y vendes a través de configuraciones. Consulta Objeto vs obra de catálogo.
- ¿Y si la técnica no está en la lista?
- Añade el término a la taxonomía de técnicas de tu espacio de trabajo en Ajustes (o pídelo a un administrador) en lugar de escribir una variante suelta en la obra.
- ¿Cuándo adjunto fotos de conservación?
- En la entrada, en Imágenes, y de nuevo en Estado → Historial de conservación cuando cambie el estado. Exporta Informe de conservación cuando un prestamista necesite un PDF.
Explora la matriz completa de capacidades en Funciones, compara los planes modulares en Precios o contacta con el equipo para resolver dudas sobre tu flujo de trabajo.