Función
Seguimiento de coleccionistas: Activity, salas y Follow-ups
Un contacto sin obras vinculadas ni marcas de tiempo es una libreta de direcciones. Usa Contacts Activity, las secciones de interés de Links, salas de visualización privadas y la cola de Follow-ups para que cada correo del martes haga referencia a la pieza que realmente vio.
Empieza en la lista de Contacts
Barra lateral → Contacts (`/contacts`). Las columnas incluyen tipo, etiquetas, último correo electrónico y última actividad web, cuando está registrada.
Filtros avanzados: No activity within días, etiqueta, tipo (collector, advisor, institution) y listas. Guarda filtros como Lists para un seguimiento recurrente.
Abre CRM for galleries para ver ideas de segmentación; esta guía se centra en la ejecución semanal en la interfaz.
Revisa Activity antes de llamar
Navegación de la sección de contacto: Overview, Details, Images, Files, Links, Notes, Activity.
Activity agrupa correos electrónicos, visitas a salas, facturas, exposiciones a las que ha asistido y llamadas registradas. Entra en la Factura o en la sala correspondiente en vez de volver a preguntar qué obra vio.
Registra las llamadas salientes en Activity con Log activity para que la siguiente directora o director vea la promesa que hiciste.
Vincula el interés en Links
Las secciones de la pestaña Links incluyen Interested in artworks, Interested in artists, obras en propiedad y Groups / listas.
Después de una visita al estudio, vincula las tres piezas de las que hablasteis. Esos enlaces alimentan salas personalizadas y campos de combinación para futuras campañas.
Guarda notas privadas en Notes; usa Details para el correo electrónico, el teléfono y las direcciones que se usan en las Invoices.
Envía la siguiente sala de visualización
Desde el Overview del contacto o una selección en `/works` → crea una sala de visualización privada. Comparte el enlace por correo electrónico o cópialo desde el editor de la sala.
Configura la caducidad y revoca el acceso cuando termine la oferta. Las analíticas de la sala alimentan Activity y ayudan a priorizar las llamadas de seguimiento.
Para un seguimiento específico de feria, consulta Art fair follow-up para ver los pasos de etiquetas y envíos masivos.
Trabaja la cola de Follow-ups
Barra lateral → Follow-ups (cola de agentes) para tareas fechadas en contactos, listas, facturas y campañas.
Establece fechas de Follow up en Lists cuando un coleccionista te pida tiempo. Las filas aparecen en la fecha de vencimiento con el registro vinculado adjunto.
Cierra los elementos cuando la sala se haya enviado, la factura se haya pagado o el coleccionista haya pasado, para que la cola siga reflejando la realidad.
Cierra con una factura o una campaña
Los contactos con más potencial pasan a Invoices con Partidas procedentes de las obras vinculadas. Los contactos fríos entran en una List para la siguiente campaña de correo electrónico, no en un BCC puntual.
Compara los informes de clics de la campaña con Activity para ver qué obras generaron tiempo en página.
Archiva los contactos solo cuando la relación termine; los coleccionistas que ya han comprado siguen en el CRM para futuros lanzamientos de artista.
Preguntas frecuentes
- ¿Dónde aparecen las visitas a la sala?
- En la pestaña Activity del contacto y en la sección Activity de la sala de visualización. Úsalas para priorizar las devoluciones de llamada.
- ¿En qué se diferencia Follow-ups de Activity?
- Activity es el registro histórico. Follow-ups es la cola de tareas fechadas para lo que debe pasar después.
- ¿Pueden un advisor y un coleccionista compartir una ficha?
- Usa el tipo Advisor o Collector en Details y vincula al advisor en Links cuando compre para clientes. Bill to de la factura puede ser distinto del contacto del advisor.
- ¿Y el opt-out de GDPR?
- Las bajas de marketing se gestionan en el panel de marketing del contacto. El correo electrónico transaccional de factura sigue reglas separadas documentadas en la guía de CRM.
- ¿Cómo evito duplicar el seguimiento?
- Asigna un responsable en Details y marca las filas de Follow-ups como completadas cuando termines. Revisa Activity antes de dejar un segundo buzón de voz.
Explora la matriz completa de capacidades en Funciones, compara los planes modulares en Precios o contacta con el equipo para resolver dudas sobre tu flujo de trabajo.