Catálogos PDF y exportaciones que beben del mismo inventario

Qué significa realmente «exportaciones» en una galería

Una galería en funcionamiento genera un número reducido de documentos recurrentes: catálogos PDF para ferias y exposiciones, certificados de prestador para préstamos institucionales, documentación de aduanas (factura comercial, dosier de Carnet ATA) para envíos internacionales, informes de condición, facturas de venta y exportaciones CSV para contabilidad y agregadores asociados. Todos deberían salir del mismo registro canónico de obra.

Cuando salen del mismo registro, una corrección de medidas hecha una sola vez en el Inventario se propaga a cada documento regenerado. Cuando no, la galería acaba con seis versiones de la verdad y el prestador detecta la discrepancia.

Los cinco documentos que toda galería genera a menudo y cómo convertirlos en plantillas

Cinco documentos suponen aproximadamente el 90% de lo que una galería exporta. Plantillarlos bien ahorra horas en cada feria.

1. PDF de catálogo de feria / exposición. Un PDF de 12 a 40 páginas con imagen principal, fichas obra a obra, líneas de crédito completas, medidas en dos unidades y el bloque de contacto de la galería. Se genera desde el registro de exposición; un clic cada vez que lo regeneras.
2. Certificado de prestador / acuerdo de préstamo. Un PDF validado y firmado para préstamos institucionales, con la obra, el prestador, el periodo, el valor asegurado y las condiciones. Se genera desde el registro del préstamo; el nombre de la institución y la línea de crédito se rellenan desde el contacto.
3. Factura comercial de aduanas + dosier de Carnet ATA. Obligatorio para envíos internacionales (especialmente logística de ferias). Medidas, valor declarado, país de origen y código HS por obra, todo generado desde el inventario.
4. Informe de condición. Informes de salida y de retorno en PDF con fotos, validados por el registrador. Lo usan la aseguradora y el prestador; coincide con los datos que ya están en el sistema.
5. Exportación CSV para contabilidad o partners. Un archivo estructurado con IDs internos estables, atributos de la obra, datos de venta y cualquier campo personalizado que el destinatario requiera. Los IDs estables permiten que el destinatario devuelva correcciones sin romper la correspondencia.

Dónde se rompe InDesign y Word + una carpeta de JPGs

El catálogo clásico de galería se monta en InDesign por un diseñador que copia medidas desde la hoja de cálculo de la galería, coloca JPGs desde una carpeta de Dropbox y exporta un PDF. Queda precioso y, para la segunda revisión, ya hay algo mal: cambió una medida en la hoja de cálculo después de empezar el InDesign, en Dropbox está la versión equivocada del JPG, la línea de crédito se editó en Word y nunca volvió a InDesign.

La solución no es despedir al diseñador. Es hacer que su punto de partida sea una exportación estructurada del Inventario (CSV + carpeta de imágenes con nombres) para que componga el diseño sobre datos correctos, en lugar de transcribirlos. Mejor aún: para exportaciones rutinarias (dosieres para prestadores, documentación de aduanas), sáltate InDesign por completo y usa un PDF con plantilla generado desde el sistema.

Cómo gestiona Art.industries las exportaciones

Las plantillas PDF se crean para cada galería y se ajustan a la marca: tipografía, color, disciplina de maquetación, formato de la línea de crédito. Los datos se rellenan automáticamente. Hay plantillas para los documentos habituales (catálogo de exposición, PDF de feria, certificado de prestador, dosier de préstamo, informe de condición, factura comercial de aduanas) y se pueden personalizar para formatos específicos de la galería (p. ej., un museo que exige una estructura concreta de línea de crédito).

Las exportaciones CSV admiten IDs internos de obra estables, de modo que el agregador asociado que ingiere la exportación puede devolver correcciones sin romper la correspondencia. La selección de campos se define por perfil de exportación; una exportación para el agente de aduanas incluye un conjunto de columnas distinto al de una exportación para contabilidad, y ambos se guardan como perfiles con nombre para reutilizarlos la próxima vez.

Para PDFs puntuales (un press kit a medida, una propuesta para un único coleccionista), la sala privada suele ser la herramienta adecuada en lugar de un PDF, porque la sala se actualiza cuando lo hace el inventario. Los PDFs son la herramienta correcta cuando el destinatario (prestador, agente de aduanas, contable) necesita un documento inmutable para su archivo.

Marcas de agua, permisos del consignador y qué no debes filtrar

Algunas obras se pueden compartir libremente en PDFs (obra primaria propiedad de la galería que la galería publica de forma abierta). Otras no (obras con restricciones del consignador, obras gestionadas por un estate, obras de mercado secundario bajo NDA). El sistema de exportación lo aplica: las obras marcadas como restringidas por el consignador requieren una concesión explícita de permiso antes de que el generador de PDF las incluya.

La marca de agua es por documento, no por sistema. El certificado del prestador no necesita marca de agua; una propuesta de mercado secundario enviada a un único asesor probablemente sí. La configuración por defecto por obra o por consignación establece la política; el usuario puede sobrescribirla por exportación dejando constancia del motivo.

Versionado: ¿qué PDF recibió realmente el prestador?

Una disputa habitual es: «las medidas de vuestro PDF no coinciden con la cartela». Para resolverlo hay que saber exactamente qué versión del PDF tiene el destinatario. Art.industries registra cada generación de PDF como un evento fechado en la obra o la exposición, con el usuario que lo generó, el destinatario (cuando se envía desde el sistema) y una copia regenerable.

Cuando el prestador se queja seis meses después, la galería puede abrir el PDF exacto que recibió, compararlo con el estado actual y tener una conversación real sobre qué cambió y por qué. Se acabó el «creo que enviamos el correcto».

Agregadores, sitios de terceros y feeds estructurados

Las galerías suelen enviar obras a agregadores de terceros (Artnet, portales de organizadores de ferias). Cada agregador tiene sus propios requisitos de campos; pegar el catálogo de la galería en cada uno a mano es el trabajo más tedioso de la galería y el más propenso a errores.

Art.industries admite feeds estructurados en CSV y JSON para estos envíos, con mapeos de campos por agregador y perfiles de tamaño de imagen. El envío pasa a ser «selecciona las obras, elige el perfil de feed, envía» en lugar de «abre el portal del agregador y vuelve a teclear». Las actualizaciones de las obras en el inventario regeneran el feed; el agregador se mantiene sincronizado sin que la galería tenga que estar pendiente.