同じ在庫から生成されるPDFカタログとエクスポート

ギャラリーの文脈で「エクスポート」が実際に意味するもの

現場で動いているギャラリーが繰り返し作る書類は、そう多くありません。フェアや展覧会のためのPDFカタログ、美術館・機関への貸出に伴う貸主証明書、国際輸送のための通関書類（コマーシャルインボイス、ATAカルネ一式）、コンディションレポート、販売の請求書、そして会計士や提携アグリゲーター向けのCSVエクスポート。これらはすべて、同じ正規の作品レコードから生成される——少なくとも、そうあるべきです。

同じレコードから生成されていれば、在庫で一度直した寸法の修正が、再生成するすべての書類に反映されます。そうでなければ、真実が6つのバージョンに分かれ、その食い違いに気づくのは貸主です。

Spreadsheet and text downloads appear when the source supports CSV or TXT output from the same modal.

ギャラリーが頻繁に作る5つの書類と、そのテンプレート化

ギャラリーがエクスポートするものの約9割は、5種類の書類で占められます。これらをきちんとテンプレート化すれば、フェア1回あたり数時間を節約できます。

• フェア／展覧会カタログのPDF。 12〜40ページのPDFで、ヒーロー画像、作品ごとのエントリー、完全なクレジットライン、2つの単位系での寸法、ギャラリーの連絡先ブロックを含みます。展覧会レコードから生成され、再生成はワンクリックです。
• 貸主証明書／貸借契約書。 美術館・機関への貸出のための承認済みPDF。作品、貸主、期間、保険評価額、貸出条件を記載します。貸出レコードから生成され、機関名とクレジットラインは連絡先から自動入力されます。
• 通関用コマーシャルインボイス＋ATAカルネ一式。 国際輸送（特にフェアの物流）に必須です。作品ごとの寸法、申告価額、原産国、HSコードを、すべて在庫から生成します。
• コンディションレポート。 ベースラインと返却時のレポートを、写真付きのPDFとしてレジストラーが承認します。保険会社と貸主が参照する書類であり、システム内のデータと常に一致します。
• 会計士・パートナー向けのCSVエクスポート。 安定した内部ID、作品の属性、販売データ、受け取り側が求めるカスタムフィールドを含む構造化ファイルです。IDが安定しているので、相手側が修正を戻しても突き合わせが壊れません。
• COA, Consignment Agreement, Loan Agreement when linked to contracts.
• Invoice PDF preview from an invoice record (browser tab; see invoicing).

InDesignと「Word＋JPGフォルダ」が破綻するポイント

定番のギャラリーカタログの作り方は、デザイナーがギャラリーのスプレッドシートから寸法をコピーし、DropboxフォルダのJPGを流し込み、InDesignからPDFを書き出すというものです。仕上がりは美しいのですが、2回目の改訂までにはどこかが必ず間違っています。InDesignの作業開始後にスプレッドシートの寸法が変わった、Dropboxに古いバージョンのJPGが残っていた、Wordで直したクレジットラインがInDesignに反映されていない——という具合です。

解決策はデザイナーを外すことではありません。デザイナーの出発点を在庫からの構造化エクスポート（CSV＋命名規則に沿った画像フォルダ）にすることです。そうすればデザイナーは、正しいデータの上にレイアウトを組むことに専念でき、データを自分で書き写す必要がなくなります。さらに言えば、ルーティンのエクスポート（貸主向け書類一式、通関書類）はInDesignを完全に省略し、システムから生成するテンプレートPDFを使うのが最善です。

Content: header HTML, logos, footer contact block. Publish: preview, download, and Link export to related records to attach the file on work Files or exhibition Files.

Art.industries のエクスポートの扱い方

PDFテンプレートは、タイポグラフィ、色、レイアウトの規律、クレジットラインの形式まで、ギャラリーごとにブランドに合わせて構築します。データはそこに流し込まれます。よく使う書類（展覧会カタログ、フェアPDF、貸主証明書、貸出書類一式、コンディションレポート、通関用コマーシャルインボイス）のテンプレートが用意されており、ギャラリー固有の形式（特定のクレジットライン構成を求める美術館など）に合わせたカスタマイズも可能です。

CSVエクスポートは安定した内部作品IDに対応しているため、エクスポートを取り込んだ提携アグリゲーターが修正を戻しても、突き合わせが壊れません。フィールドの選択はエクスポートプロファイル単位です。通関ブローカー向けと会計士向けでは列の構成が異なりますが、どちらも名前付きプロファイルとして保存され、次回も同じ設定で使えます。

一度きりのPDF（特注のプレスキット、1人のコレクター向けのオファー）には、PDFよりもプライベートビューイングルームのほうが適していることがよくあります。在庫が更新されればルームも更新されるからです。PDFが適しているのは、受け取り側（貸主、通関ブローカー、会計士）が、手元に保管する不変の成果物を必要とする場合です。

透かし、委託者の許可、漏らしてはいけないもの

PDFで自由に共有できる作品もあれば（ギャラリーが公開を予定している自社所有のプライマリー作品）、できない作品もあります（委託者の制限付き作品、遺産管理下の作品、NDA下のセカンダリー作品）。エクスポートシステムはこれを強制します。委託者制限のフラグが付いた作品は、明示的な許可が与えられない限り、PDF生成に含まれません。

透かしはシステム全体ではなく、書類ごとの設定です。貸主証明書に透かしは不要ですが、1人のアドバイザーに送るセカンダリー作品のオファーにはおそらく必要でしょう。作品単位または委託単位のデフォルトがポリシーを定め、エクスポートごとに理由を記録したうえで上書きできます。

Round-trip corrections: fix the work Details field, regenerate. Do not maintain a parallel spreadsheet as the canonical size.

バージョン管理：貸主が実際に受け取ったPDFはどれか

よくある揉めごとが「お宅のPDFの寸法がウォールラベルと合わない」というものです。解決するには、相手が持っているPDFがどのバージョンなのかを正確に知る必要があります。Art.industries は、すべてのPDF生成を作品または展覧会に紐づく日付付きイベントとして記録します。生成したユーザー、受信者（システム経由で送信した場合）、そして再生成可能なコピーとともに。

6か月後に貸主からクレームが来ても、ギャラリーは貸主が実際に受け取ったPDFをそのまま呼び出し、現在の状態と比較して、何がいつなぜ変わったのかを具体的に話し合えます。「正しいものを送ったはず」で終わらせる必要はもうありません。

Missing translation keys surface in the modal; add studio translations on the work or artist record before regenerating.