直前のフォルダではなく、作品記録から輸送書類を整える

詳細で本人確認と税関情報を確認する

ピックアップ前に、各作品を開いて 詳細 を確認します。国際輸送で必須の項目は、寸法、重量、原産国、HS code、保険価額、そして リンク にある所有者情報です。

主画像と詳細画像は 画像 に、署名済みのコンディションPDFは ファイル に保存します。受領時に 作品登録の基本 の項目を入力しておけば、フェアの週にデータ入力に追われません。

搬出前のコンディションを基準化する

詳細 には現在の コンディション、コンディションメモ、コンディション日 を保持します。ステータス → コンディション履歴 では、写真付きの記録を日付つきで保存できます。

貸主や保険会社向けに正式なPDFが必要な場合は、作品の ⋯ メニューから コンディションレポート（単一作品）を出力します。

コンディションレポート では、受領時、発送前、受領後、返却時という4つの受け渡しタイミングを確認できます。

Packing Slip / Shipping Label を作成する

`/works` の複数選択、または 一覧 → Export… → Packing Slip / Shipping Label から出力します。Items、Layout、Content、Publish を設定してください。

送り先と請求先は、Content にそれらの項目を含めることで、関連付けられた 連絡先 の住所から自動で反映されます。

関連レコードへのエクスポートをリンク を有効にすると、PDFを各作品の ファイル タブと、作成時の関連 配送記録 に添付できます。

配送記録を作成する

サイドバー → Shipments → 行を追加します。タブは 概要、詳細、配送業者と追跡、関連作品、ファイル、メモ、リンク です。

関連作品 で紐づける作品を追加し、配送業者と追跡 に配送業者、追跡URL、引き取り日を入力します。

通関業者の確認書や通関スタンプは ファイル にアップロードします。そうすることで、作品の アクティビティ から移動履歴をすぐ確認でき、メールを掘り返す必要がなくなります。

受け渡し時にステータスの履歴を更新する

梱包を出すタイミングで ステータス履歴 を1行追加します。Location は輸送中、またはフェアブースの 住所、Effective at はピックアップ時刻に設定します。

会場到着時には、もう1行追加して到着を記録します。返送時は、保管庫または購入者の設置先までの履歴を残します。

複数拠点の在庫管理 では、フェアリスト全体が同日に戻る場合の一括更新方法を解説しています。

販売と請求書に紐づける

コレクターに発送する販売済み作品は、作品の 概要 に 請求書 をリンクしておくと、Packing Slip の宛先と請求書 詳細 の Bill to が一致します。

作品ヘッダーから 写真をエクスポート… すると、関連のない作品を混ぜずに、配送業者向けの設置画像をまとめて渡せます。

納品後は、配送記録 の メモ タブに配達完了証跡を残し、レジストラ向けに設定していた場合は フォローアップ タスクを完了にします。