Liquidaciones de consignación para galerías de arte

Las liquidaciones de consignación son un flujo de trabajo operativo

Las galerías y los equipos de mercado secundario deberían tratar las liquidaciones de consignación como un flujo de trabajo repetible, con responsables, registros y puntos de revisión. Las liquidaciones se complican cuando la factura, el acuerdo con el consignador y la ficha de la obra no coinciden.

El punto de partida práctico es el inventario de la galería, porque la ficha de la obra contiene los detalles que después aparecen en correos electrónicos, PDF, facturas, salas y liquidaciones.

Empieza con el registro adecuado

Empieza por los registros de la obra y del consignador, y después confirma condiciones, precio de venta, estado del pago, deducciones y cualquier documento que el consignador espere ver. Si este registro está incompleto, el equipo acabará corrigiendo los mismos datos que faltan más adelante en un correo a un coleccionista, una nota de envío o un informe financiero.

1. Confirma la obra, el artista, el título, la fecha, la técnica, las dimensiones, las imágenes y la disponibilidad.
2. Confirma el propietario, consignador, coleccionista, asesor o institución vinculados al flujo de trabajo.
3. Adjunta contratos, fotos de estado de conservación, facturas, correos electrónicos y notas a los registros correspondientes.
4. Registra la siguiente acción, el responsable y la fecha límite antes de que la obra salga de la fase actual.

Prepara la lista de verificación antes de la fecha límite

Prepara las liquidaciones con una cadencia fija, pero mantén los registros al día en el momento en que se produce una venta, un reembolso, un gasto o un ajuste. La lista de verificación debería ser lo bastante rutinaria como para repetirla y lo bastante específica como para que una persona nueva del equipo pueda ejecutarla sin preguntar dónde está la última hoja de cálculo.

Usa el CRM para galerías para personas y seguimiento, la gestión de consignaciones para condiciones y titularidad, y pagos y facturación cuando el flujo de trabajo llegue a una venta.

Conéctalo con el trabajo de ventas

El equipo de ventas puede responder más rápido a las preguntas del consignador cuando la liquidación se remonta a la venta y a la ficha de la obra. Los equipos comerciales necesitan esta conexión porque los coleccionistas no viven el back office como algo separado de la oferta, la sala, la factura o el correo de seguimiento.

Un registro operativo limpio ayuda al equipo a pasar del interés a la selección y a la factura sin copiar datos entre herramientas desconectadas.

Conéctalo con los informes

Finanzas puede generar liquidaciones más claras cuando las deducciones, los pagos y las fechas de venta están vinculados antes de que se cierre el periodo de reporting. Los informes son más sólidos cuando salen de los mismos registros que impulsaron el trabajo, no de un resumen aparte montado a posteriori.

Aquí es donde el software para galerías tiene que ser práctico: inventario, CRM, documentos, pagos y exportaciones deberían describir el mismo evento desde distintos ángulos.

Cómo Art.industries da soporte al flujo de trabajo

Art.industries reúne obras, contactos, salas privadas, documentos, facturas, campañas y páginas públicas en un único espacio de trabajo. El flujo de trabajo puede empezar desde una obra, un contacto, una sala, una campaña o una factura y aun así llegar a los mismos registros de base.

Para una visión a nivel de plataforma, compara funcionalidades, precios y las guías de operaciones para galerías más amplias.