Función
Extractos de consignación a partir de la liquidación del contrato
Los extractos son instantáneas contables de un contrato de consignación, no una hoja de cálculo rehecha los viernes. El saldo abierto se actualiza a medida que llegan pagos de Factura; los extractos guardados congelan un periodo para el portal del consignador y la exportación a PDF. Esta guía explica los modos de liquidación, el cierre manual y lo que ve el artista.
Abre el panel de liquidación del contrato
Abre Contratos → tu consignación → sección de liquidación (en la página de detalles del contrato, junto a Condiciones y las Obras vinculadas).
El saldo abierto muestra la parte pendiente del consignador desde el último extracto guardado o desde el inicio del contrato. Está en tiempo real hasta que cierras un periodo.
Corrige los datos que falten en el momento del pago: si una partida es incorrecta, ajusta la Factura o el adjunto del gasto antes del cierre de mes, no solo en el PDF.
Liquidación por venta frente a liquidación programada
Por venta: cada pago de Factura registrado crea automáticamente una línea del extracto. Ideal cuando los artistas esperan visibilidad inmediata después de cada cierre.
Programada: los meses o trimestres naturales cerrados se guardan como extractos mediante una tarea diaria. Define la cadencia en las Condiciones del contrato o en los valores predeterminados del espacio de trabajo en Ajustes.
La programación predeterminada de extractos del consignador en Ajustes se aplica a los contratos nuevos salvo que la sobrescribas.
Cierre manual de periodo
Usa Cerrar periodo y guardar extracto cuando necesites un PDF antes de que se ejecute la programación (petición del artista a mitad de mes, contrato que termina antes de tiempo).
Elige las fechas Desde el periodo y Hasta el periodo. La ejecución toma las ventas pagadas de las Obras vinculadas con la parte del consignador, las deducciones y las columnas de referencia del comprador.
Los periodos duplicados se bloquean; en su lugar, ajusta las fechas o abre el extracto guardado ya existente.
Leer las partidas
Cada extracto guardado se desglosa en líneas: obra, comprador, fecha de pago, bruto, deducciones, parte del consignador y reembolsos, si los hay.
Los reembolsos en las Facturas vinculadas crean líneas de reversión para que el siguiente saldo abierto coincida con Stripe y con la contabilidad de la galería.
Exporta el PDF desde la fila del extracto para enviarlo por correo electrónico; o indica al consignador el portal para que vea las mismas cifras.
Enlace al portal del consignador
El enlace compartido del extracto en el contrato genera una URL de solo lectura asignada a ese consignador.
El consignador descarga los PDF y revisa los saldos sin necesidad de iniciar sesión en todo el espacio de trabajo. Revoca y vuelve a emitir el enlace si se filtra.
Es distinto del portal de cliente del coleccionista: los consignadores solo ven la economía de la consignación.
Lista de comprobación de fin de mes
Antes del cierre: todas las Facturas de feria marcadas como pagadas, gastos adjuntos, reembolsos registrados y obras devueltas desvinculadas o con el estado actualizado.
Después del cierre: envía el enlace del portal o el PDF, paga la parte del consignador según vuestro acuerdo y no modifiques el extracto guardado (trazabilidad de auditoría).
Combínalo con notas de CRM solo para seguimiento interno; no edites en línea las filas del extracto publicado.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué el saldo abierto es cero pero no hay ningún extracto guardado?
- El modo por venta puede tener parte pendiente a cero, o el periodo ya está guardado. Revisa la lista de extractos guardados en el contrato.
- ¿Puedo volver a emitir un extracto después de detectar una errata?
- Corrige los datos subyacentes de la Factura o del pago y, después, cierra un periodo corregido si la programación ya se ejecutó. Los PDF guardados son instantáneas; vuelve a generarlos tras los ajustes.
- ¿Los pedidos de la tienda online aparecen en los extractos?
- Sí, cuando la obra vendida está en el contrato y el pago está registrado. Los pedidos de la tienda online se concilian como cualquier otra venta.
- ¿Cómo acceden los consignadores a los extractos sin tener cuenta?
- Comparte el enlace del portal del consignador desde el contrato. La contraseña es opcional, según los ajustes de uso compartido.
- ¿Dónde se define la cadencia predeterminada?
- Los valores predeterminados del espacio de trabajo en Ajustes para la programación de extractos del consignador, con posibilidad de sobrescribirlos en la pestaña Condiciones de cada contrato de consignación.
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