由真正运过巴塞尔艺术展的人写的艺术品库存软件

“画廊库存”究竟是什么

能用的画廊库存不是一张作品清单，而是画廊经手的每一件实物的记录，连同附着其上的协议、地点、状况和相关人。一场 30 件作品的展览不是 30 行数据；它更接近 30 件实物、30 份状况报告、12 份寄售协议、8 个存放地点、4 段运输和 2 份保险证明——而且所有这些都必须使用同一套标题和尺寸。

当库存成为其他所有流程的读取来源时，一切才能对齐：发票上的尺寸与墙标一致，线上展厅显示正确的版次编号，报关行拿到的艺术家姓名拼写与目录完全相同。

而当库存散落在三个地方（Dropbox 文件夹、Excel 表和总监的记忆里），三者迟早互相矛盾——而您总是在最糟糕的时刻才发现。

每套画廊库存必须记录的五件事

能无痛扩展到 100 件以上的画廊，都是在第一天就决定：这五样东西住在库存记录本身，而不是 Word 文档或某个单独的文件夹里。

Attach the primary image on Images. Name files clearly before upload so fair exports and condition reports stay traceable.

Follow the full intake checklist in How to catalogue artwork.

Excel、Airtable 和 Dropbox 最先坏在哪里

几乎每家画廊都从一张共享 Excel 表、Dropbox 里的照片、Google Drive 里的合同和 Mailchimp 里的联系人起步。这套组合能撑到第二场展览或第 80 件作品左右，然后三件事会同时发生：大家不再信任搜索（“这真的是我们所有的 Mary Smith 吗？”）；图片和行记录脱钩（两个人用不同文件名上传了同一张布展照）；寄售分成在 Slack 里被反复追问，因为没人记得哪个版本的表格里有它。

崩溃点不在数据量，而在碰数据的人数。一位独立艺术家把 600 件作品维护在一张整洁的表格里没问题；一家四人画廊用表格管 80 件作品就已经有麻烦了，因为他们开始争论哪一行才是权威。

Airtable 解决了多人协作的问题，却制造了一个更糟的问题：您得到一个灵活的数据库，但它对作品应该如何建模毫无主张。每家用 Airtable 的画廊最终都会拙劣地重建同样的五张表（作品、艺术家、联系人、展览、销售），然后发现真正需要的东西（线上展厅、发票、真正的 CRM）还隔着两次集成。

一套熬得过 Frieze 周的工作流

艺博会前一周，变化的不是库存的规模，而是需要读取它的人数（现在包括展位团队、运输公司、媒体部门，以及几位提前拿到 PDF 的藏家）。能活下来的工作流是这样的：

Each configuration has its own Commerce panel: price, Storefront shipping strategy, stock, and listing toggle. Website Studio Content → Works shows On storefront per configuration.

Numbered runs use discrete copy tracking; open stock uses aggregate counts.

Art.industries 如何处理库存

在 Art.industries 中，库存是整个产品的脊柱。作品、艺术家、收藏、展览、出版物和 Network（CRM）是互相关联的记录：作品上的艺术家记录，和每份合同、每条联系人备注、每场展览引用的是同一条。改一次名字，处处同步。

版次管理是内置的。一件 1/5 的版次作品是一条作品记录挂五个版次，每个版次有自己的状态和所有者。卖出 2/5 不需要复制作品，只需更新对应版次。目录、线上展厅和发票读取的是同一份版次状态。

寄售分成、零售价和销售生命周期（已预留、已开票、已收款、已发货）就在作品本身上，而不是在一张平行的表格里。从作品生成由 Stripe 支持的发票时，标题、尺寸、版次编号和价格不需要重新输入，全部来自记录。开票流程见艺术品开票软件。

第一次搭建库存时的常见错误

最痛苦的迁移，多数源于少数几个本可避免的决定。下面五个错误，造成了日后约 80% 的清理工作。

• 把“Mary Smith”当成一串文字。从第一天起就为每位艺术家建立真实记录，哪怕您现在只代理四位。开始同时出现“Smith, M.”的那天，就是搜索失灵的那天。
• 尺寸只存一种单位。欧洲艺博会用厘米，美国发票用英寸。两种都要存，由同一个值换算，绝不分别手填。
• 跳过版次模型。一件 1/5 的版次作品意味着五次销售、五位所有者、五条保管链。把它建成一行数据，第二次卖出时就会出事。
• 让“可售”有三种含义。“已预留未开票”、“为艺术家保留”和“放在库房里”不是一回事。提前定好状态值，并写下来给团队。
• 把寄售分成放进 Word 文档。分成应该跟着作品走。那个 Word 文档躺在没有新同事知道的文件夹里——直到艺术家来要寄售对账单的那天。