如何第一次就把作品编目做对

“专业编目”到底指什么

专业的作品目录不是一张漂亮的表格，而是画廊经手的每件作品都有一条记录，结构化程度足以直接生成墙标、海关发票、保险证明和藏家收据，无需重新录入。

标准是实用，而不是百科全书式：录入下游文件需要的字段，并以经得起人员更替的方式录入。再往上属于策展工作——同样有价值，但与编目的基本功是两回事。

入库清单（每次都用）

新作品进入画廊时（购入、寄售、从艺博会退回），在移入第一个存放地点之前，至少要录入以下内容。

1. 内部编号。稳定、唯一、由画廊自己掌控。不是作品标题，也不是日期串。海关文件、发票以及多年后与登记员的沟通，靠的都是它。
2. 艺术家记录关联。关联一条真实的艺术家记录，而不是手填的文字。如果是画廊第一次合作的艺术家，先创建艺术家记录，再创建作品。
3. 标题与年份。按艺术家本人的写法，包括大小写上的个人习惯。创作日期以年份记录（创作周期较长的作品用年份区间）。
4. 媒材。来自画廊事先约定的受限词表，而不是自由填写。“布面油画”和“布面油彩”不应同时存在。
5. 尺寸。厘米与英寸、带框与不带框，高 × 宽 × 深（深度仅用于雕塑和有明显立体起伏的作品）。由同一个存储值换算，而不是分别手填。
6. 版次信息（如有）。版次编号、总版数、AP/EP/HC 数量、版次标记位置。一条作品记录挂五个版次，而不是五条作品记录。
7. 主图。一张高分辨率的展览现场或工作室照片，按画廊命名规范命名（而不是 IMG_4821.jpeg）。如适用，至少再加一张细节图。

画廊最容易忘记（也最后悔）的字段

看过足够多编目系统从乱到治之后，有三个字段最常让画廊捶胸顿足：当初怎么没早点录。

Files: intake condition PDFs, consignment scans, prior appraisals. Mark Public only when the file should appear on the public work page or artist CV download.

Run Export… → Condition Report from the work header when you need a formal PDF from the same fields.

一套不会失控的媒材词表

最常见的编目混乱发生在媒材字段。“布面油画”“布面油彩”“亚麻布面油彩”“布面油彩与金箔”“布面油彩、金箔、综合材料”——同一家画廊，四件作品，四种写法。搜索失灵，导出文件也显得不专业。

解决之道是受限词表：一份封闭的、经过认可的媒材短语列表，加上少量认可的修饰词（金箔、综合材料、亚麻布面、木板面）。新增媒材短语必须经总监确认后才能进入列表，让词表有意识地生长，而不是随手堆出来。

用 Excel 编目，最先崩在哪里

Excel 撑得过第一年和前 80 件作品。临界点是第 81 件作品，加上第三位一起编辑表格的人。之后，每家画廊都会出现同样的问题：表格的不同副本互相对不上；文件名一变，图片就和行脱了钩；同一位艺术家有三种拼法；版次被建成多行，而不是一条记录挂五个版次。

解药不是“一张更好的表格”，而是一套被系统强制执行的结构。一旦作品引用真实的艺术家记录、真实的联系人和真实的地点，那些污染表格的小错误就再也无从发生。

Toggle On web in Website Studio Content → Works when the record should appear on the public site.

Art.industries 如何保证目录干净

作品表单是有主张的：必填字段真正必填，媒材选择器受词表约束，版次字段只在作品有版次时出现，尺寸由同一个存储值自动换算成两种单位。数据质量在录入那一刻就被把住，而不是等到月底回头清理。

创建作品时，系统会预填能预填的内容：艺术家记录带来简介链接与代理状态，寄售记录带来分成比例与销售区域，库存浏览器立即展示作品的完整关系网（寄售方、地点、展览历史、销售）。