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연 6회 전시를 여는 갤러리를 위한 전시 관리
전시 워크플로가 무너진 모습은 대개 이렇습니다. 체크리스트는 Excel에, 보도자료는 Word에, 대여 계약서는 Dropbox에 흩어져 있고, 화요일쯤이면 서로 조금씩 다른 명제표 세 가지 버전이 돌아다닙니다. 작품이 도착했는데 명제표 하나의 치수가 틀려 있고, 작가가 컬렉터 앞에서 그것을 발견합니다. 이 가이드는 그런 일이 생기지 않도록 전시를 운영하는 방법을 설명합니다.
"전시 관리"가 실제로 포괄하는 범위
갤러리 전시는 열두 가지 정도의 일이 동시에 굴러가는 프로젝트입니다. 작품 목록, 갤러리 재고에 없는 작품에 대한 대여 계약, 입·출고 운송, 입고 시 컨디션 리포트, 설치 계획, 명제표, 보도자료, 오프닝 초대장, 현장에 오지 못한 컬렉터를 위한 후속 뷰잉룸, 오프닝 주간 판매, 그리고 전시 후 반환까지가 모두 여기에 들어갑니다.
대부분의 갤러리는 이 일을 여덟 가지 도구로 나눠 처리하다 결국 여덟 벌의 체크리스트를 갖게 됩니다. 해결책은 전시를 작품, 대여, 연락처, 판매, 운송이 모두 참조하는 하나의 실제 레코드로 모델링하는 것입니다. 그러면 한 곳에서 수정한 내용이 다른 곳에도 그대로 반영됩니다.
모든 전시 레코드에 필요한 다섯 가지
연 6회 전시를 운영하는 갤러리에는 반복 가능한 구조가 필요합니다. 아래 다섯 가지는 규모가 커져도 안정적으로 유지되는 축이고, 나머지는 전시마다 달라지는 변수입니다.
Use Add artworks to exhibition from the exhibition header or link from each work Overview → linked Exhibitions. Works inherit the exhibition reference for exports and the public site.
For loans, link incoming works on the work Links tab and update Status timeline Availability and Location when custody changes. See Condition reports for loan paperwork.
Excel + Word + Dropbox 조합이 전시에서 무너지는 지점
전형적인 전시 운영 조합은 이렇습니다. 체크리스트는 Excel, 보도자료와 명제표는 Word나 InDesign, 대여 계약서는 Dropbox, 초대장은 Mailchimp, 판매는 갤러리 공용 스프레드시트. 연 2회 전시하는 갤러리라면 버틸 수 있지만, 연 6회 전시하는 갤러리—특히 전시가 겹치기 시작하면—더는 통하지 않습니다.
첫 번째 균열은 작품 목록입니다. 누군가 한쪽에서만 치수를 고치면 Excel 시트와 InDesign 명제표가 어긋나고, 작가나 프레스 방문객이 그것을 짚어내는 순간 갤러리는 허술해 보입니다.
두 번째는 대여입니다. Word 계약서에는 30일에 반환한다고 적혀 있는데 아무도 일정에 넣지 않았고, 운송 업체는 이틀 늦게 나타납니다. 대여자가 이를 알아차리면 다음 위탁은 다른 갤러리로 갑니다.
실제 흐름: 목요일 오후 6시에 오프닝하는 전시
작품 14점 규모의 개인전에 대여작 3점이 포함되어 있고, 목요일에 오프닝해 6주간 진행된다고 해 보겠습니다. 실무에서 워크플로는 다음과 같이 흘러갑니다.
Walk the export modal tabs: Items (field selection), Layout, Content, Publish. Enable Link export to related records so PDFs stay on the exhibition Files tab.
Dimensions and credit lines pull from each work Details tab. Fix a typo once on the work; regenerate labels instead of retyping in InDesign.
Art.industries가 전시를 다루는 방식
전시는 작품, 작가, 연락처, 출판물, 판매와 나란히 존재하는 실제 레코드입니다. 전시에 포함된 작품은 전시 참조를 물려받고, 공개 웹사이트는 같은 데이터로 전시 페이지를 렌더링하며, CRM은 프레스 리스트를 전시 범위의 세그먼트로 다룹니다.
대여는 일급 개념입니다. 대여로 들여온 작품은 "대여 입고" 상태로 재고에 추가되고, 소유자는 갤러리가 아닌 대여자로 기록되며, 대여 기간이 지켜지도록 관리됩니다. 합의한 날짜에 반환이 자동으로 예약되고 보관/이동(custody) 이벤트가 생성됩니다. 갤러리가 미술관에 작품을 빌려주는 대여 출고도 같은 방식으로 반대 방향으로 동작합니다.
컨디션 리포트는 사진과 확인 서명자 필드가 붙은 날짜별 이벤트로 작품에 첨부됩니다. 보험사에는 이 데이터에서 생성한 깔끔한 PDF를 보낼 수 있고, 전시가 끝나면 기준 시점과 반환 시점의 이미지를 나란히 비교하는 리포트를 만들 수 있습니다.
동시 진행 전시와 순회 전시
규모가 있는 갤러리는 메인 전시장, 프로젝트 룸, 아트페어 부스처럼 두세 개의 전시를 동시에 운영하는 경우가 많습니다. 전시마다 별도의 레코드를 두며, 한 작품이 여러 전시에 들어갈 수 있는 것은 물리적으로 여러 곳에 존재할 때뿐입니다. 이 부분은 멀티 로케이션 재고가 깔끔하게 처리합니다.
순회 전시(18개월 동안 세 기관을 도는 미술관 전시)는 하나의 전시 레코드에 여러 장소와 일정을 두고, 구간마다 보관/이동(custody) 이벤트로 추적하는 방식으로 모델링합니다. 인수인계 때마다 컨디션을 기록하므로 작품을 받는 기관은 이전 기관이 본 것과 같은 기준 리포트를 봅니다.
Past exhibitions stay in the system for artist history, SEO, and the next director reviewing what converted. Nothing auto-deletes when the run ends.
자주 묻는 질문
- 전시 레코드에서 명제표를 자동으로 생성할 수 있나요?
- 네. 전시에 포함된 작품에서 브랜드 템플릿이 적용된 명제표(작가, 제목, 연도, 매체, 치수, 크레딧 라인)가 생성됩니다. 작품 치수를 수정하면 다음 재생성 때 명제표에 반영되므로, 명제표가 카탈로그와 어긋나는 일이 사라집니다.
- 컬렉터나 미술관에서 빌려온 대여작은 어떻게 처리하나요?
- 대여로 들여온 작품은 "대여 입고" 상태로 재고에 등록되고, 소유자는 대여자로 기록되며, 대여 기간이 관리되고, 반환 시점의 보관/이동(custody) 이벤트가 예약됩니다. 입고와 출고 시점의 컨디션 리포트가 첨부되고, 보험사 제출용 PDF도 같은 데이터에서 생성됩니다.
- 오프닝 전에 웹사이트의 전시 페이지를 미리 공개할 수 있나요?
- 네, 게시일을 지정해 제어할 수 있습니다. 대부분의 갤러리는 오프닝 약 일주일 전에 전시 페이지를 게시하고, 같은 페이지가 이후 Google에 수년간 색인되는 지난 전시 기록이 됩니다. 전시 기간 중 작품을 판매됨으로 표시하면 다음 렌더링 때 공개 목록에 반영됩니다.
- 전시가 상업적으로 성공했는지 어떻게 측정하나요?
- 전시 레코드는 전시 작품에 귀속된 예약, 예약금, 발송한 청구서, 최종 판매를 집계합니다. 프레스 참석, 기간 중 발송한 뷰잉룸, 전시 후 팔로업도 모두 같은 레코드에 남습니다. 마감 리포트는 PDF 한 장입니다.
- 서로 다른 공간에서 두 전시를 동시에 운영할 수 있나요?
- 네. 전시마다 별도의 레코드와 작품 목록, 장소를 둡니다. 작품은 한 번에 하나의 물리적 위치에만 있을 수 있어 한 작품을 두 전시가 동시에 가져가는 일이 생기지 않습니다. 두 목록에 같은 작품이 올라가면 물리적으로 분리된 복수의 에디션이 있어야 하고, 그렇지 않으면 충돌로 표시됩니다.
전체 기능 비교표는 기능에서, 모듈형 플랜은 요금에서 비교할 수 있습니다. 워크플로에 관한 질문은 문의로 보내 주세요.