같은 재고에서 읽어 오는 PDF 카탈로그와 내보내기

갤러리에서 “내보내기”가 실제로 의미하는 것

운영 중인 갤러리가 반복해서 만드는 문서는 몇 가지로 정해져 있습니다. 아트페어와 전시를 위한 PDF 카탈로그, 기관 대여를 위한 대여 증명서, 국제 운송을 위한 통관 서류(상업 송장, ATA 까르네 서류 묶음), 컨디션 리포트, 판매 청구서, 그리고 회계사와 파트너 애그리게이터를 위한 CSV 내보내기. 이 모든 문서는 같은 정본 작품 레코드에서 읽어 와야 합니다.

같은 레코드에서 읽어 오면, 재고에서 치수를 한 번 고치는 것만으로 다시 생성되는 모든 문서에 반영됩니다. 그렇지 않으면 갤러리에는 여섯 가지 버전의 진실이 생기고, 그 불일치를 대여자가 잡아냅니다.

Spreadsheet and text downloads appear when the source supports CSV or TXT output from the same modal.

갤러리가 자주 만드는 다섯 가지 문서와 템플릿화 방법

갤러리가 내보내는 문서의 약 90%는 다섯 종류입니다. 이 다섯 가지를 잘 템플릿화하면 아트페어마다 몇 시간을 아낄 수 있습니다.

• 아트페어·전시 카탈로그 PDF. 대표 이미지, 작품별 항목, 완전한 크레딧 라인, 두 가지 단위의 치수, 갤러리 연락처 블록이 들어간 12~40페이지 PDF입니다. 전시 레코드에서 생성되며, 다시 만들 때는 클릭 한 번이면 됩니다.
• 대여 증명서·대여 계약서. 기관 대여를 위한 승인 PDF로, 작품, 대여자, 기간, 보험 가액, 조건이 담깁니다. 대여 레코드에서 생성되며, 기관명과 크레딧 라인은 연락처에서 자동으로 채워집니다.
• 세관용 상업 송장 + ATA 까르네 서류 묶음. 국제 운송(특히 아트페어 물류)에 필수입니다. 작품별 치수, 신고 가액, 원산지, HS 코드가 모두 재고에서 생성됩니다.
• 컨디션 리포트. 기준 시점과 반환 시점 리포트를 사진이 포함된 PDF로 만들고, 레지스트라가 승인합니다. 보험사와 대여자가 참조하며, 시스템에 이미 있는 데이터와 일치합니다.
• 회계사·파트너용 CSV 내보내기. 안정적인 내부 ID, 작품 속성, 판매 데이터, 그리고 수신처가 요구하는 커스텀 필드가 담긴 구조화 파일입니다. ID가 안정적이어야 상대가 수정 사항을 돌려보내도 데이터 연결이 깨지지 않습니다.
• COA, Consignment Agreement, Loan Agreement when linked to contracts.
• Invoice PDF preview from an invoice record (browser tab; see invoicing).

InDesign과 Word + JPG 폴더가 무너지는 지점

전형적인 갤러리 카탈로그는 디자이너가 갤러리 스프레드시트에서 치수를 복사하고, Dropbox 폴더의 JPG를 얹은 뒤 PDF로 내보내는 InDesign 작업물입니다. 보기에는 아름답지만 두 번째 수정쯤이면 어딘가는 틀려 있습니다. InDesign 작업이 시작된 뒤 스프레드시트의 치수가 바뀌었거나, Dropbox에 잘못된 버전의 JPG가 들어 있거나, Word에서 고친 크레딧 라인이 InDesign에는 끝내 반영되지 않은 것입니다.

해법은 디자이너를 해고하는 것이 아닙니다. 디자이너의 출발점을 재고의 구조화된 내보내기(CSV + 이름이 정리된 이미지 폴더)로 만들어, 디자이너가 데이터를 직접 옮겨 적는 대신 정확한 데이터 위에서 레이아웃에만 집중하게 하는 것입니다. 더 나아가, 정기적인 문서(대여 서류, 통관 서류)는 InDesign을 아예 거치지 않고 시스템에서 생성되는 템플릿 PDF를 쓰면 됩니다.

Content: header HTML, logos, footer contact block. Publish: preview, download, and Link export to related records to attach the file on work Files or exhibition Files.

Art.industries가 내보내기를 다루는 방식

PDF 템플릿은 갤러리마다 브랜드에 맞게 구축됩니다. 타이포그래피, 색, 레이아웃 원칙, 크레딧 라인 형식까지. 데이터는 자동으로 채워집니다. 자주 쓰는 문서(전시 카탈로그, 아트페어 PDF, 대여 증명서, 대여 서류 묶음, 컨디션 리포트, 세관용 상업 송장)의 템플릿이 준비되어 있고, 갤러리 고유의 형식(예: 특정 크레딧 라인 구조를 요구하는 미술관)에 맞게 커스터마이즈할 수 있습니다.

CSV 내보내기는 안정적인 내부 작품 ID를 지원하므로, 내보낸 데이터를 받아 가는 파트너 애그리게이터가 수정 사항을 돌려보내도 데이터 연결이 깨지지 않습니다. 필드 선택은 내보내기 프로필 단위입니다. 통관 브로커용 내보내기와 회계사용 내보내기는 서로 다른 열 구성을 가지며, 둘 다 이름을 붙인 프로필로 저장해 다음번에 다시 사용합니다.

일회성 PDF(맞춤 프레스 키트, 컬렉터 한 명을 위한 오퍼)에는 PDF 대신 프라이빗 뷰잉룸이 더 적합한 경우가 많습니다. 재고가 바뀌면 룸도 함께 업데이트되기 때문입니다. PDF가 맞는 도구인 경우는 수신처(대여자, 통관 브로커, 회계사)가 자기 기록용으로 변하지 않는 문서를 필요로 할 때입니다.

워터마크, 위탁자 권한, 그리고 새어 나가면 안 되는 것

PDF에 자유롭게 실을 수 있는 작품이 있는가 하면(갤러리가 공개적으로 알리는 갤러리 소유의 1차 시장 작품), 그럴 수 없는 작품도 있습니다(위탁자 제약이 있는 작품, 에스테이트가 관리하는 작품, NDA가 걸린 2차 시장 작품). 내보내기 시스템이 이를 강제합니다. 위탁자 제약으로 표시된 작품은 명시적인 권한 부여가 있어야만 PDF 생성기에 포함됩니다.

워터마크는 시스템 전체가 아니라 문서 단위로 적용됩니다. 대여 증명서에는 워터마크가 필요 없지만, 어드바이저 한 명에게 보내는 2차 시장 오퍼에는 필요할 것입니다. 작품별 또는 위탁별 기본값이 정책을 정하고, 사용자는 내보내기마다 사유를 기록하고 이를 덮어쓸 수 있습니다.

Round-trip corrections: fix the work Details field, regenerate. Do not maintain a parallel spreadsheet as the canonical size.

버전 관리: 대여자가 실제로 받은 PDF는 어느 것인가?

흔한 분쟁은 “당신네 PDF의 치수가 명제표와 다릅니다”입니다. 이를 해결하려면 수신자가 가진 PDF가 정확히 어느 버전인지 알아야 합니다. Art.industries는 모든 PDF 생성을 작품 또는 전시에 날짜가 기록된 이벤트로 남깁니다. 생성한 사용자, 수신자(시스템을 통해 보낸 경우), 그리고 다시 생성 가능한 사본까지 함께 기록됩니다.

6개월 뒤 대여자가 문제를 제기해도, 갤러리는 대여자가 받은 바로 그 PDF를 꺼내 현재 상태와 비교하고, 무엇이 왜 바뀌었는지 실질적인 대화를 나눌 수 있습니다. “맞는 걸 보냈을 거예요”라는 말로 끝나는 일은 더 이상 없습니다.

Missing translation keys surface in the modal; add studio translations on the work or artist record before regenerating.