기능
연락처: 작품과 룸에 연결된 컬렉터 기억
갤러리 관계는 별도 CRM 앱이 아니라 Contacts (`/contacts`)에서 관리합니다. 각 기록은 컬렉터가 구매했거나 본 작품, 열어본 뷰잉룸, 발송한 청구서, 그리고 아웃리치를 기록한 Sends와 연결됩니다. 이 가이드는 실제 세일즈 팀이 운영하는 목록, 상세 탭, 그리고 페어 부스 흐름을 안내합니다.
Contacts 목록 열기
사이드바의 Network 아래에서 Contacts를 엽니다. 목록은 작품과 작가와 같은 방식으로 작동합니다. 검색, 정렬, 컬럼 선택, 고급 필터를 지원합니다.
유용한 필터는 Contact type(Collector, Advisor, Artist, Institution, Press), Has email, Do not email, 그리고 페어 리스트나 어드바이저 등급에 맞춰 직접 지정하는 태그입니다.
부스에서는 이름과 이메일만 먼저 넣고 Add contact를 누르세요. 사무실에 돌아오면 Details를 채워 더 풍부하게 정리할 수 있습니다.
기록 만들기와 Details 입력
연락처 페이지의 섹션 내비게이션: 개요, 상세, 이미지, 파일, 링크, 메모, 활동.
Details에서 Contact type, First name / Last name, Email, Phone, Company, Country, Tags를 설정합니다. 관계가 전화 중심이거나 컬렉터가 마케팅 수신을 거부한 경우에는 Do not email을 사용하세요.
Notes에는 디렉터가 참고하는 맥락이 담깁니다. 가격 민감도, 소개한 사람, 갤러리 밖에서 어떤 작가를 수집하는지 등이 여기에 해당합니다. 메모는 기본적으로 갤러리 내부용이며 위탁자 포털에는 표시되지 않습니다.
개요에서 구매와 룸 확인
Overview에는 이 사람과 연결된 작품(구매 및 전시), 뷰잉룸, 청구서, 전시, 그룹, 캠페인이 표시됩니다.
작품을 제안하기 전에 연락처를 열고 개요를 확인하세요. 지난 분기에 이미 룸에서 봤는지, 혹은 어드바이저가 대신 링크를 열었는지 바로 파악할 수 있습니다.
구매 내역은 등록 담당자가 관리하는 동일한 재고 기록으로 연결되므로, 작품의 가용성과 Contacts의 이력이 일치합니다.
룸과 이메일용 세그먼트 만들기
Contact segments(`/segments`)를 열어 라이브 쿼리를 저장하세요. 예: 특정 작가에게 구매한 사람, 해당 전시에 참석한 사람, 최근 90일 내 룸을 연 사람, 국가가 네덜란드인 사람.
세그먼트는 CSV 내보내기 없이 이메일 캠페인과 뷰잉룸 초대 리스트로 바로 이어집니다. 전송할 때마다 쿼리가 다시 실행되므로, 별도의 태그 스프레드시트를 병행 관리할 필요가 없습니다.
Groups와 Mailing lists는 오프닝용 프레스 리스트나 VIP 프리뷰처럼 고정된 목록에 적합합니다. Segments는 주 단위로 변하는 행동 패턴을 다룹니다.
페어 흐름: 연락처에서 계약금까지
부스 대화 후의 일반적인 흐름은 다음과 같습니다.
- Contact를 추가하거나 열고, Notes에 오래 머문 작품을 기록합니다.
- 그 작품들로 뷰잉룸을 만들고, 룸 패널에서 전송합니다(전송 기록은 Sends에 남습니다).
- 선택한 작품에 홀드를 걸어 팀 전체의 작품 가용성을 업데이트합니다.
- 작품 또는 연락처에서 청구서를 만들고, 계약금용 Stripe 결제 링크를 전송합니다.
- 결제가 들어오면 연락처의 개요와 작품의 개요 모두에 판매 내역이 표시됩니다.
가져오기와 환경설정
Contacts → 가져오기 마법사에서 CSV나 Mailchimp 내보내기 파일을 불러옵니다. 컬럼을 매핑하고, 이메일 기준으로 일치하는 중복을 미리 확인한 뒤, 확인 후 병합할 수 있습니다.
수신 거부와 Do not email 설정은 Emails 캠페인과 대량 Sends 전반에 적용됩니다. 청구서 링크나 1:1 룸 초대 같은 트랜잭션 메시지는 이메일 캠페인에 문서화된 별도 규칙을 따릅니다.
어드바이저 관계는 컬렉터의 Links 탭에 어드바이저 연락처를 연결해 두세요. 그러면 어느 쪽에서 전화해도 두 기록을 함께 확인할 수 있습니다.
역할과 비공개 정보
워크스페이스 역할은 위탁 분배와 디렉터 Notes를 누가 볼 수 있는지 제어합니다. 일반적으로 어소시에이트는 재고 여부와 리스트 가격을 보고, 디렉터는 룸이나 작품의 할인 이력과 비공개 플래그를 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
- 이 기능이 Mailchimp를 대체하나요?
- 대부분의 갤러리에서는 그렇습니다. Contacts, Contact segments, Emails 캠페인이 내장되어 있습니다. 기존 리스트를 유지해야 한다면 세그먼트를 Mailchimp로 내보낼 수 있지만, 캠페인은 보통 Contacts에서 실시간으로 읽어옵니다.
- 한 작가에게서 구매한 모든 사람을 찾을 수 있나요?
- 네. Contact segments에서 구매 이력으로 필터링하고 Artist를 조건으로 설정하면 됩니다. 같은 세그먼트를 캠페인이나 룸 초대 리스트에 그대로 사용할 수 있습니다.
- 뷰잉룸 열람 기록은 어디에 표시되나요?
- 연락처의 개요와 활동에 표시됩니다. 룸 분석은 후속 이메일용 세그먼트 필터에도 반영됩니다.
- 작가가 컬렉터의 신원을 볼 수 있나요?
- 기본적으로는 볼 수 없습니다. 포털 접근 권한이 있는 작가는 자신의 작품과 명세서만 볼 수 있으며, 컬렉터 이름은 의도적으로 공유하지 않는 한 갤러리 측에만 유지됩니다.
- 페어 현장에서도 모바일로 CRM을 사용할 수 있나요?
- 네. 신호만 허용되면 모바일 웹에서 1분 이내에 연락처를 추가하고, 기존 룸을 전송하거나, 홀드를 설정할 수 있습니다.
전체 기능 비교표는 기능에서, 모듈형 플랜은 요금에서 비교할 수 있습니다. 워크플로에 관한 질문은 문의로 보내 주세요.