막판 폴더가 아닌, 작품 기록에서 바로 만드는 운송 문서

Details에서 식별 정보와 세관 정보 확인하기

픽업 전에 각 작품의 Details를 엽니다. 국경을 넘는 이동에 필요한 항목은 Dimensions, Weight, Country of origin, HS code, Insurance value, 그리고 Links의 소유자 정보입니다.

기본 사진과 상세 사진은 Images에, 서명된 상태 PDF는 Files에 보관합니다. 입고 시점에 카탈로그 입력 항목을 정리해 두면, 페어 주간이 데이터 입력 주간이 되지 않습니다.

출고 전 상태를 기준점으로 남기기

Details에는 현재 Condition, Condition notes, Condition date가 기록됩니다. Status → Condition history에는 사진과 함께 날짜가 남는 항목이 저장됩니다.

대여자나 보험사가 공식 PDF를 요구하면 작품 ⋯ 메뉴에서 Condition Report(단일 작품)를 내보내세요.

입고, 출고 전, 수령, 반납의 4가지 인계 시점은 상태 보고서에서 자세히 확인할 수 있습니다.

Packing Slip / Shipping Label 생성하기

`/works`에서 여러 작품을 선택하거나 List → Export… → Packing Slip / Shipping Label을 실행합니다. 이어서 Items, Layout, Content, Publish를 설정합니다.

Content에 해당 필드를 포함하면, 배송지와 청구지 연락처는 연결된 Contacts 주소에서 자동으로 불러옵니다.

Link export to related records를 켜면 생성된 PDF가 각 작품의 Files 탭과 관련 Shipment에 함께 첨부됩니다.

Shipment 기록 만들기

사이드바에서 Shipments로 이동해 행을 추가합니다. 탭은 Overview, Details, Carrier & Tracking, Linked artworks, Files, Notes, Links입니다.

Linked artworks에서 연결된 작품을 추가하고, Carrier & Tracking에는 운송사, 추적 URL, 픽업 날짜를 입력합니다.

브로커 확인서와 세관 도장은 Files에 업로드해 두면, 작품의 Activity에서 이메일을 뒤지지 않고도 이동 이력을 바로 확인할 수 있습니다.

인계 시점마다 Status 타임라인 업데이트하기

크레이트가 출발하면 Status timeline 행을 추가합니다. Location은 in transit 또는 페어 부스의 Address, Effective at은 픽업 시각으로 설정합니다.

행사장에 도착해 수령되면 또 하나의 행으로 도착을 기록합니다. 반송 일정은 보관소나 컬렉터의 설치 장소로 다시 돌아가는 행으로 남깁니다.

다중 위치 추적에서는 전체 페어 리스트가 같은 날 돌아올 때 사용하는 일괄 업데이트 방식을 설명합니다.

판매와 청구서에 연결하기

컬렉터에게 발송되는 판매 작품은 작품 Overview에서 Invoice에 연결해 두세요. 그러면 Packing Slip 수신자와 청구서 Details의 Bill to 정보가 일치합니다.

작품 헤더의 Export photos…를 사용하면 관련 없는 작품과 섞이지 않게 설치 이미지를 운송사용 패키지로 묶을 수 있습니다.

배송 후에는 Shipment의 Notes 탭에 배송 완료 증빙을 남기고, 레지스트라를 위해 설정해 둔 Follow-ups 작업이 있다면 완료 처리합니다.