Software de facturación para arte que sabe lo que significa 1/5

Qué debe incluir una factura de arte

Una factura de arte correcta no es una factura genérica de servicios con un JPG adjunto. Incluye los datos canónicos de la obra (artista, título, año, técnica/medio, dimensiones, información de edición si aplica), la entidad jurídica de la galería, la entidad jurídica del coleccionista, el precio, el calendario de depósito y saldo, los impuestos aplicables, las condiciones de envío y una línea de firma del vendedor para dejar constancia tipo escritura.

Cuando todo eso sale de los registros de Inventario y CRM, no se ha reescrito nada en la factura. Cuando se reescribe, aparecen errores justo donde más cuestan: en el campo que el abogado del coleccionista lee primero.

Los cinco escenarios de facturación que cualquier galería ve de verdad

Una galería real no tiene un solo tipo de factura. Tiene cinco, cada una con sus particularidades. Fingir lo contrario es como el software de facturación acaba siendo un añadido a posteriori.

1. Pago completo de una única obra primaria. El caso sencillo. Un contacto, una obra, un enlace de pago de Stripe, un PDF.
2. Depósito + saldo. Un depósito del 50% al reservar, y el saldo a la recogida o al envío. Ambas facturas hacen referencia a la misma obra y el depósito aparece como un crédito en la factura del saldo.
3. Pagos a plazos durante meses. Un plan de seis meses para una obra de seis cifras. Cada plazo es una factura real con su propia fecha de vencimiento, con una única vista de libro mayor de lo pagado y lo pendiente.
4. Lote (varias obras, una factura). Un coleccionista compra tres obras de una vez, quizá de dos artistas. La factura desglosa cada obra con claridad, sin fusionarlas en una sola línea.
5. Reembolso o reembolso parcial. Una venta se cae. El reembolso del depósito debe referenciar la transacción original de Stripe para que la contabilidad cuadre, no ser una nota de abono genérica que confunda al contable seis meses después.

Dónde QuickBooks, Xero y una plantilla de Word dejan de ser suficientes

La mayoría de galerías empieza con una plantilla de factura en Word o InDesign, numeración manual y el depósito conciliado en QuickBooks una vez al trimestre. Esto funciona con poco volumen; deja de funcionar en cuanto llegan depósitos y plazos en tres divisas y la galería ya no recuerda si el 50% de la Mary Smith entró antes o después de que la obra se enviara.

QuickBooks y Xero son grandes sistemas de contabilidad, pero no sistemas de facturación para galerías: no saben de números de edición, no saben de repartos con consignadores y no conectan un reembolso con la obra correcta. La solución a la que muchas galerías recurren (que el contable se encargue de facturar) solo mueve el problema: ahora el contable vuelve a teclearlo todo desde la hoja de cálculo de la galería, y la trazabilidad vive en dos sitios.

La facturación específica para arte conectada al catálogo y a Stripe permite que QuickBooks/Xero hagan lo que mejor hacen (la contabilidad) mientras la galería se queda con un único registro limpio por venta.

Cómo gestiona la facturación Art.industries

En Art.industries, las facturas nacen del registro de la obra. Seleccionar una o varias obras, elegir un contacto del CRM y definir la forma de pago (completo, depósito + saldo, plazos, lote) crea la factura con los campos correctos ya rellenados. Los números de edición, las dimensiones en centímetros y pulgadas y la entidad jurídica de la galería no son cosas que puedas olvidar: vienen integradas en la plantilla.

Stripe es el carril de pago. La galería conecta su propia cuenta de Stripe; nosotros nunca nos quedamos un porcentaje de la venta. La factura puede enviarse como un enlace de pago alojado por Stripe (el coleccionista paga con tarjeta, ACH, SEPA o transferencia bancaria), como un PDF descargable para coleccionistas que prefieren una transferencia, o ambas cosas. Los reembolsos se emiten desde el mismo registro y quedan vinculados a la transacción original.

Cuando se confirma un depósito, el estado de la obra pasa de "Reservada" a "Depósito pagado"; cuando se confirma el saldo, pasa a "Vendida" y cualquier salas privadas donde aparezca se actualiza automáticamente. Los repartos con consignadores, si los hay, se calculan sobre el PVP canónico menos el descuento acordado, mostrando la parte del consignador en la vista de extractos de Gestión de consignaciones.

Para galerías multidivisa (una galería de Nueva York que vende a un coleccionista de Londres con un contrato de feria en Hong Kong), la factura se emite en la divisa del contrato, el reparto del consignador se calcula en la divisa de la consignación y la contabilidad de la galería ve ambas en su divisa de reporting sin conversiones manuales.

Impuestos, envío y los campos aburridos que mantienen la contabilidad limpia

El impuesto sobre ventas en EE. UU. se recauda mediante Stripe Tax cuando la galería lo activa; el IVA del Reino Unido y de la UE (incluido el Régimen del Margen para arte de segunda mano) se admite como ajustes por línea, en lugar de una estimación. El envío se desglosa (CIF o DAP), con el presupuesto real del transportista adjunto como documento para que el coleccionista pueda verificar qué ha pagado.

La documentación de aduanas (factura comercial, soporte de ATA Carnet para envíos a ferias) se genera desde el mismo registro. La galería no vuelve a teclear las dimensiones para el agente de aduanas; el agente lee los mismos datos que la cartela de pared.

Permisos: quién puede facturar qué

En una galería pequeña, cualquiera puede facturar. En una grande, eso es un problema: que un/a asociado/a envíe por error una factura con un 30% de descuento de una obra que el consignador ha reservado es un mal día. Art.industries te permite configurar por rol quién puede redactar, quién puede enviar, quién puede anular y quién puede reembolsar.

Una configuración habitual: los/as asociados/as redactan, dirección envía y aprueba descuentos por encima de un umbral, y finanzas gestiona los reembolsos. La pista de auditoría es permanente; cada acción sobre cada factura queda atribuida y sellada con fecha y hora, que es lo que el banco quiere ver cuando llega un contracargo seis meses después.

Conciliación con el contable

A final de mes, la galería exporta el libro de facturas a QuickBooks, Xero o lo que use el contable. La exportación incluye depósito, saldo, reembolso, divisa, bruto, neto y parte del consignador por transacción. El contable obtiene la foto contable; la galería mantiene la foto operativa.

La mayoría de galerías con las que hablamos comprueba que la exportación reduce la conciliación de fin de mes de medio día a alrededor de una hora, sobre todo porque el encaje depósito-saldo ya no implica cruzar tres hojas de cálculo.