读取同一套库存的 PDF 图录与导出

在画廊语境里，“导出”到底指什么

一家正常运转的画廊，会反复生成为数不多的几类文件：艺博会与展览的 PDF 图录、机构借展的出借方证书、国际运输的海关文件（商业发票、ATA 单证册资料包）、状况报告、销售发票，以及给会计师和合作平台的 CSV 导出。这些文件全部都读取（或者说本应读取）同一条规范的作品记录。

当它们读取同一条记录时，在库存里改一次尺寸，就会同步到之后重新生成的每一份文件。否则，画廊手里就有六个版本的“事实”——而发现不一致的，往往是出借方。

Spreadsheet and text downloads appear when the source supports CSV or TXT output from the same modal.

画廊最常生成的五类文件，以及如何模板化

画廊约 90% 的导出，都是这五类文件。把模板做好，每次艺博会都能省下几个小时。

• 艺博会／展览图录 PDF。 12 至 40 页，含主视觉、逐件作品条目、完整署名信息、公英制双单位尺寸和画廊联系方式。由展览记录生成，重新导出只需一键。
• 出借方证书／借展协议。 机构借展用的签署版 PDF，包含作品、出借方、借展期限、保险估值与条件。由借展记录生成，机构名称与署名信息直接取自联系人。
• 海关商业发票 + ATA 单证册资料包。 国际运输（尤其是艺博会物流）必备。每件作品的尺寸、申报价值、原产国与 HS 编码，全部由库存生成。
• 状况报告。 基准报告与归还报告，输出为附照片的 PDF，由登记员签字确认。供保险公司与出借方查阅，与系统内数据完全一致。
• 给会计师或合作方的 CSV 导出。 结构化文件，包含稳定的内部 ID、作品属性、销售数据，以及接收方要求的自定义字段。稳定的 ID 让对方修订后能回传数据而不破坏关联。
• COA, Consignment Agreement, Loan Agreement when linked to contracts.
• Invoice PDF preview from an invoice record (browser tab; see invoicing).

InDesign 和“Word + 一个 JPG 文件夹”会在哪里失灵

经典的画廊图录是这样做的：设计师在 InDesign 里排版，从画廊表格里复制尺寸，从 Dropbox 文件夹拖入 JPG，再导出 PDF。版面很漂亮，但到第二轮修订必然有地方出错：InDesign 开工后表格里的尺寸改了，Dropbox 里放的是旧版图片，Word 里改过的署名信息从未回到 InDesign。

解决办法不是辞退设计师，而是让设计师的起点变成库存的结构化导出（CSV + 按规则命名的图片文件夹），让设计师在正确的数据之上做版式，而不是亲手抄录数据。更进一步：对例行文件（出借资料包、海关文件），干脆跳过 InDesign，直接用系统模板生成 PDF。

Content: header HTML, logos, footer contact block. Publish: preview, download, and Link export to related records to attach the file on work Files or exhibition Files.

Art.industries 如何处理导出

PDF 模板按画廊品牌逐家定制：字体、配色、版式规范、署名格式——数据自动填入。常见文件（展览图录、艺博会 PDF、出借方证书、借展资料包、状况报告、海关商业发票）均有现成模板，也可按机构的特殊格式定制（例如某博物馆要求特定的署名结构）。

CSV 导出支持稳定的内部作品 ID，接收导出的合作平台可以把修订回传，而不破坏数据关联。字段按导出配置选取：发给报关行的列集和发给会计师的不同，两者都可存为命名配置，下次直接复用。

对于一次性的 PDF（定制媒体资料包、面向单一藏家的报价），更合适的工具往往是私密线上展厅，因为库存一更新，展厅就同步更新。而当接收方（出借方、报关行、会计师）需要一份不可变更的存档文件时，PDF 才是对的工具。

水印、寄售方权限，以及不能外泄的内容

有些作品可以自由出现在 PDF 中（画廊自有、正在公开推广的一级市场作品），有些不行（受寄售方限制的作品、遗产机构管理的作品、受保密协议约束的二级市场作品）。导出系统会强制执行这一点：标记为寄售方限制的作品，必须先获得明确授权，PDF 生成器才会将其纳入。

水印按单份文件设置，而不是全系统一刀切。出借方证书不需要水印；发给某位顾问的二级市场报价大概率需要。默认策略按作品或按寄售设定；单次导出可在记录理由后覆盖默认值。

Round-trip corrections: fix the work Details field, regenerate. Do not maintain a parallel spreadsheet as the canonical size.

版本追溯：出借方手里的到底是哪一版 PDF？

常见的争议是“你们 PDF 上的尺寸和墙标不一致”。要解决它，必须确切知道对方拿到的是哪一版。Art.industries 把每一次 PDF 生成都记录为作品或展览上带日期的事件，包含生成人、收件人（经系统发送时），以及一份可随时再生成的副本。

六个月后出借方找上门来，画廊可以直接调出当时发送的那份 PDF，与当前数据对比，然后实实在在地讨论改了什么、为什么改。不再是一句“我们应该发的是对的那版”。

Missing translation keys surface in the modal; add studio translations on the work or artist record before regenerating.