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艺博会库存备展：巴塞尔、Frieze、TEFAF 备展清单
艺博会周是画廊一年中开销最大的一周：作品在途，展位团队在另一个国家，藏家分布在三个时区——而墙标上一个写错的尺寸，恰恰会在最不该出错的人面前露馅。本指南就是那份让您睡得着觉的备展清单。
真正管用的备展时间线
备展不是一次冲刺，而是一连串提前量各不相同、各有截止日期的决策。能平稳挺过巴塞尔的画廊，内化的大致都是同一套日历。
Section nav adds Fair Mode when the fair type is selected. Other tabs match a normal show: Linked artworks, Images, Files, Activity.
Treat this record as the booth entity for the week. Satellite fairs get their own exhibition row even when they share staff with a main fair.
提前两周该锁什么、该留什么
艺博会周翻车，最常见的原因是锁定之后还在改运营数据。出运前三天在库存里改了尺寸，却没同步到墙标——这种错误，偏偏会在预览当天暴露。
提前两周锁定的内容：展位作品名单、规范的标题与尺寸、价格、版次信息、寄售方与所有权状态，以及报关行据以操作的商业发票。可以保持灵活的：营销文案、新闻稿、作品挂墙顺序（布展时一定会变），以及受邀私下到访展位的藏家名单。
Ten days before ship day, stop editing titles, dimensions, edition lines, and customs fields on booth works. Marketing copy can still change.
国际运输：海关、ATA 单证册与报关行
为艺博会把作品运出国境，和把售出作品寄给藏家不是一回事。艺博会运输大多使用 ATA 单证册——一种允许货物临时入境、免缴关税的海关文件（前提是同批货物原样离境）。单证册资料包列明每件作品、申报价值、原产国与 HS 编码，并在入境和出境时由海关签注。
单证册资料包由库存记录和作品的运输字段（申报价值、原产国、HS 编码，见作品编目）自动生成。入库时就把这些字段记全的画廊，几分钟就能出一份资料包；没记全的，每次都要耗上一个下午。
艺术品报关行（Crozier、Dietl、Helu-Trans 等）是画廊在海关交接环节的合作伙伴。他们需要单证册资料包、出运前状况报告和运单。当三者都由同一套库存系统供给时，交接干净利落；否则，画廊就会连续第三年重新拼凑同一份资料包。
展位现场：把预留和销售一个不漏地接住
巴塞尔预览日的展位上，六场对话同时进行，一小时内出现三个预留，而要把它们全部录入系统的，是一位必须全靠脑子记的同事。展会结束时账目干净的画廊，靠的是团队在对话当下就用手机录入预留，而不是闭馆后补录。
Pre-ship Condition Report per loaned work from the work ⋯ menu. Attach insurer PDFs on Files.
Full fair catalogue PDFs use Full-page portfolio with exhibition Linked artworks as the item source. See Art exports.
Art.industries 如何支撑艺博会流程
在系统里，艺博会是一个真正的实体：有日期、场地和展位作品清单。展位上的作品自动关联到这场艺博会；多地点保管视图追踪每件作品从画廊到展会再回来的全部移动。
为手机优化的展位视图，让团队两步查到作品、三步生成支付链接、四步完成预留。总监无论是在展位后台，还是在回程航班上，看到的都是同一份数据。
海关文件（商业发票、ATA 单证册）由展位清单生成；出运前与到货时的状况报告逐件附在作品上；媒体名单的邮件营销活动也从同一份记录发出。
展后：把每场对话的价值留住
一场艺博会在闭幕后的两周里产生的价值，往往超过展期本身：展位上的对话变成线上展厅，预留变成定金，媒体联系变成报道。但如果展位对话只存在于团队的记忆里，这些价值大半都会流失。
如果每场展位对话都当场记录，展后流程就成了按部就班：每位有互动的联系人收到一间只放他们真正看过的作品的跟进线上展厅；每个预留进入定金沟通；每位媒体联系人收到一份量身定制的资料包。画廊把艺博会的投入更多地转化为真实收入。
End of each preview day, review open reserves on the dashboard Follow-ups queue and on work Overview linked sections.
常见问题
- 展位清单应该多早锁定？
- 运营字段（标题、尺寸、价格、版次信息、寄售状态）在开展前两周锁定；营销文案之后还可以改。墙标和海关文件由锁定后的清单生成；之后的任何变更，都必须经过有记录的重新锁定才会生效。
- ATA 单证册和海关文件如何处理？
- 单证册资料包由库存记录中的运输字段（申报价值、原产国、HS 编码）生成；海关商业发票来自同一份数据。报关行读取的记录，和墙标用的是同一条。导出流程详见导出与 PDF 图录。
- 展位团队能用手机记录预留和销售吗？
- 可以。展位视图为手机优化：两步查作品、三步生成支付链接、四步完成预留。每个预留总监都即刻可见——哪怕人在回程航班上。
- 如何避免不同员工之间的预留冲突？
- 预留直接挂在作品本身，而不是另一张表格里。预留一经设置，任何其他同事在报价前都会先看到它。冲突在第一时间浮现，而不是等到闭馆之后。
- 展后的回运核对怎么操作？
- 一步操作：把展位上的作品统一标记为已回运、已售出或运往买家途中。保管事件自动生成；状况报告与出运前基准比对；寄售对账单同步更新。回到画廊的第一天结束时，下个月的库存状态就是干净的。