功能
从合同结算生成寄售对账单
对账单是基于寄售合同的财务快照,而不是周五临时拼出来的表格。期初余额会随着 Invoice 付款到账实时更新;已保存的对账单会锁定某个期间,供寄售方门户和 PDF 导出使用。本指南将介绍结算模式、手动关账,以及艺术家端能看到什么。
打开合同结算面板
打开 Contracts → 您的寄售合同 → 结算区域(在合同详情页中,与 Terms 和关联 Works 并列)。
期初余额 显示自上一次保存的对账单或合同开始以来尚未结清的寄售方分成。它会保持实时更新,直到您关闭某个期间。
在付款时就修正缺失数据:如果某条明细有误,请在月末前修正 Invoice 或费用附件,而不是只在 PDF 上改。
按笔销售 vs 定期结算
按笔销售: 每一笔已记录的 Invoice 付款都会自动生成一条对账单明细。适合艺术家希望在每次成交后立即看到更新的场景。
定期结算: 已完成的自然月或季度会通过日常任务自动保存为对账单。可在合同 Terms 中设置频率,或在 Settings 中使用工作区默认值。
Settings 中的工作区默认寄售方对账单计划会应用于新合同,除非在合同中单独覆盖。
手动关闭期间
当您需要在计划任务运行前生成 PDF 时,可使用 Close period and save statement(例如艺术家在月中提出需求,或合同提前结束)。
选择 Period from 和 Period to 日期。系统会拉取关联 Works 上已付款的销售记录,并包含寄售方分成、扣除项和买家参考列。
系统会阻止重复期间;请调整日期,或直接打开已有的已保存对账单。
阅读明细行
每份已保存的对账单都会展开为多条明细:作品、买家、付款日期、总额、扣除项、寄售方分成,以及如有退款。
关联 Invoices 的退款会生成冲销明细,因此下一次期初余额会与 Stripe 和画廊账簿一致。
您可以从对账单行导出 PDF 用于邮件发送;也可以让寄售方直接在门户中查看同样的数据。
寄售方门户链接
合同中的 Statement share link 会生成一个仅限阅读的 URL,并且只对该寄售方开放。
寄售方无需完整的工作区登录,即可下载 PDF 并查看余额。如果链接泄露,您可以撤销并重新生成。
这与面向藏家的客户门户不同:寄售方只能查看寄售相关的经济数据。
月末检查清单
关账前:所有展会 Invoices 均已标记为已付款,费用已附上,退款已记录,退回作品已解除关联或更新状态。
关账后:发送门户链接或 PDF,按照协议向寄售方支付分成,并保持已保存的对账单不变(保留审计轨迹)。
如需内部跟进,可结合 CRM 备注;不要直接在已发布的对账单明细行上修改。
常见问题
- 为什么期初余额为零,但没有保存对账单?
- 可能是按笔销售模式下尚无未结清分成,或者该期间已经保存过。请查看合同中的已保存对账单列表。
- 如果有拼写错误,我可以重新发一份对账单吗?
- 先更正底层 Invoice 或付款数据;如果计划任务已经运行,再关闭一个修正后的期间。已保存的 PDF 只是快照;修正后需要重新生成。
- 店面订单会出现在对账单中吗?
- 只要售出的 Work 在合同中,并且付款已记录,就会出现。店面订单 的对账方式与其他销售相同。
- 寄售方没有账号时,如何查看对账单?
- 直接分享合同中的寄售方门户链接即可。是否需要密码取决于您的共享设置。
- 默认频率在哪里设置?
- 在 Settings 的工作区默认值中设置寄售方对账单计划,并可在每个寄售合同的 Terms 标签页中单独覆盖。